เอสที โซลูชั่น ซิสเต็ม
ST Solution System
Alfresco ISO & e-Form Solution
Alfresco IQA
B1-ISO CAR/PAR Table of Contents : B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) สำหรับผู้ใช้งาน
B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) คืออะไร
B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) เกี่ยวข้องกับใครบ้าง
B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) ทำงานอย่างไร
- ขั้นตอนทบทวนและอนุมัติเอกสารในแต่ละลำดับ
- ขั้นตอนการบันทึกวิธีแก้ไขเบื้องต้น และการอนุมัติ
- ขั้นตอนการระบุสาเหตุและวิธีการแก้ไขปัญหา และการอนุมัติ
B1-Internal Quality Audit (IQA) คืออะไร
B1-ISO Document Control Solution IQA (Internal Quality Audit) คือ การตรวจติดตามคุณภาพภายใน เป็น Module ที่ใช้ในการดำเนินการกิจกรรมการตรวจติดตามผลการดำเนินงานของแผนกต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในองค์กร โดยมีกระบวนการตั้งแต่ การวางแผนและอนุมัติแผนการตรวจประจำปีในการตรวจติดตามแผนกต่างๆ ว่าจะทำแผนตรวจในช่วงใด การนัดหมายตามแผนประจำปี การบันทึกผลและการพิจารณาอนุมัติผลการตรวจติดตามประจำปี ซึ่งกระบวนการทั้งหมดดังกล่าว จะมีการทำงานเป็นลำดับขั้นตอน เพื่อความสะดวกในระหว่างดำเนินงาน ระบบจะมีการแจ้งเตือนในกรณีต่างๆ เช่น แจ้งเตือนไปยังผู้ดำเนินงานเมื่องานมาถึงขั้นตอนของตน นอกจากนั้น ระบบยังสามารถแนบเอกสารหรือรูปภาพที่เกี่ยวข้องกับการตรวจติดตามได้ ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ดำเนินงานสามารถทราบรายละเอียดที่ชัดเจนของการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี
B1-Internal Quality Audit (IQA) เกี่ยวข้องกับใครบ้าง
เป็นการทำงานร่วมกันระหว่าง Auditor, Auditor Manager, Auditee, Auditee Manager, Asst. QMR และ QMR โดยผ่านกระบวนการอนุมัติตามลำดับขั้น ตาม Workflow ที่มีการกำหนดไว้ในระบบ
B1-Internal Quality Audit (IQA) ทำงานอย่างไร
ขั้นตอนการวางแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี (IQA Yearly Plan)
เป็นขั้นตอนแรกที่ Asst. QMR ใช้สำหรับกำหนดแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี และทำการส่งข้อมูลเพื่อขออนุมัติแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี โดยมีรายละเอียดดังนี้
การสร้างแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี
1. เข้าไปที่เมนู IQA คลิก Tab "Yearly Plan" คลิกปุ่ม ระบบจะแสดงหน้าจอ Create Yearly Plan
2. กรอกข้อมูลปี ค.ศ. ที่ต้องการสร้าง แล้วคลิกปุ่ม ระบบจะทำการสร้างข้อมูล Yearly Plan ขึ้นมาให้
3. คลิกปุ่ม Edit เพื่อเข้าสู่หน้าจอ Create Plan
4. คลิกปุ่ม Create Plan ระบบจะแสดงหน้าจอ Add/Edit Department Plan
5. ทำการกรอกข้อมูล Location (สถานที่), Department (แผนก), System (ระบบที่ใช้ในการตรวจติดตามคุณภาพ), ในส่วนของ Process (กระบวนการ) หากมีการกำหนดค่า Default ไว้ ระบบจะทำการดึงข้อมูลมาให้อัตโนมัติ, Audit Plan (เดือนที่วางแผนการตรวจ), Plan (Hour) (จำนวนขั่วโมงที่ใช้ในการตรวจ)
6. ทำการกำหนดข้อมูล Auditor (ผู้ตรวจ) โดยการคลิกปุ่ม , กำหนดข้อมูล Auditee (ผู้ถูกตรวจ) โดยการคลิกปุ่ม และกำหนดข้อมูล Observer (ผู้สังเกตุการณ์) โดยการคลิกปุ่ม โดยข้อมูล Auditor จะเชื่อมโยงกับ Master Auditor, ข้อมูล Auditee จะเชื่อมโยงกับ Location และ Department ที่เลือก
7. คลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึกข้อมูล ระบบจะทำการ Generate ข้อมูลให้ตามที่ระบุไว้ใน Department Plan 8. ทำการเพิ่มข้อมูลแผนกการตรวจติดตามคุณภาพภายในฯ แผนกอื่นๆ ได้โดยการคลิกปุ่ม Create Plan 9. Asst. QMR สามารถแก้ไขหรือลบข้อมูล Department Plan ได้โดย คลิกปุ่ม เพื่อแก้ไขข้อมูลหรือคลิกปุ่ม เพื่อลบข้อมูล
8. ทำการเพิ่มข้อมูลแผนกการตรวจติดตามคุณภาพภายในฯ แผนกอื่นๆ ได้โดยการคลิกปุ่ม Create Plan 9. Asst. QMR สามารถแก้ไขหรือลบข้อมูล Department Plan ได้โดย คลิกปุ่ม เพื่อแก้ไขข้อมูลหรือคลิกปุ่ม เพื่อลบข้อมูล
การแก้ไขแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี เป็นหน้าจอสำหรับ Asst. QMR ใช้ในการแก้ไขข้อมูล Yearly Plan ที่สร้างขึ้น โดยการแก้ไขข้อมูล Yearly Plan มีขั้นตอนดังนี้
1. เข้าไปที่เมนู IQA คลิก Tab "Yearly Plan" ระบบจะแสดงข้อมูล Yearly Plan
2. คลิกปุ่ม Edit หลังข้อมูลปี ค.ศ. ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล ระบบจะแสดงข้อมูล Department Plan ขึ้นมาให้
3. คลิกปุ่ม Edit หลังแผนกที่ต้องการแก้ไข ระบบจะแสดงหน้าจอ Add/Edit Department Plan สำหรับการแก้ไขข้อมูล
4. เมื่อทำการแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม OK ระบบจะทำการ Update ข้อมูลให้ตามที่แก้ไข หรือหากต้องการยกเลิกการแก้ไข สามารถคลิกปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกการแก้ไข
การลบข้อมูลแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี การลบข้อมูล Yearly Plan ที่สร้างขึ้น จะสามารถทำได้โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. เข้าไปที่เมนู IQA คลิก Tab "Yearly Plan" ระบบจะแสดงข้อมูล Yearly Plan
2. หากต้องการลบข้อมูล Yearly Plan ให้คลิกปุ่ม Delete หลังปีที่ต้องการลบ (ข้อมูล Yearly Plan ที่จะสามารถลบได้ จะต้องเป็นข้อมูลที่ Asst. QMR ยังไม่ได้ทำการส่งไปขออนุมัติจาก QMR)
3. เมื่อทำการคลิกปุ่ม Delete แล้ว ระบบจะแสดงข้อความยืนยันการลบ หากต้องการลบให้คลิกปุ่ม Yes หากต้องการยกเลิกการลบ ให้คลิกปุ่ม No
4. ในกรณีที่มีการสร้างข้อมูล Department Plan แล้ว จะไม่สามารถลบข้อมูล Yearly Plan ได้ หากต้องการลบ Yearly Plan จะต้องทำการลบข้อมูล Department Plan ทั้งหมดก่อน โดยการคลิกปุ่ม Edit หลังข้อมูลปี ค.ศ. ที่ต้องการ
5. ระบบจะแสดงหน้าจอ Add/Edit Department Plan ให้คลิกปุ่ม Delete เพื่อทำการลบ Department Plan จนหมด โดยระบบจะแสดงข้อความยืนยันการลบ หากต้องการลบให้คลิกปุ่ม Yes หากต้องการยกเลิกการลบ ให้คลิกปุ่ม No
5. ระบบจะแสดงหน้าจอ Add/Edit Department Plan ให้คลิกปุ่ม Delete เพื่อทำการลบ Department Plan จนหมด โดยระบบจะแสดงข้อความยืนยันการลบ หากต้องการลบให้คลิกปุ่ม Yes หากต้องการยกเลิกการลบ ให้คลิกปุ่ม No
6. เมื่อทำการลบข้อมูล Department Plan เรียบร้อยแล้ว ให้ทำกลับสู่หน้าจอ Yearly Plan และทำการ Refresh ข้อมูล ปุ่ม จะปรากฏให้เห็น ทำการคลิกปุ่ม เพื่อลบข้อมูล Yearly Plan
การคัดลอกแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี Asst. QMR สามารถทำการคัดลอก (Copy) แผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในเพื่อช่วยลดขั้นตอนการทำงานได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. เข้าไปที่เมนู IQA คลิก Tab "Yearly Plan" ระบบจะแสดงข้อมูล Yearly Plan
2. คลิกปุ่ม Copy หน้าปี ค.ศ. ที่ต้องการให้เป็นข้อมูลต้นทาง ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับ Copy Yearly Plan ขึ้นมาให้
3. ทำการระบุปี ค.ศ. ที่ต้องการให้เป็นข้อมูลปลายทาง แล้วคลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึก หรือคลิกปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิก ระบบจะทำการคัดลอกข้อมูลจากปี ค.ศ. ต้นทางมาให้ และดำเนินการตามขั้นตอนเดิม
การขออนุมัติแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี หลังจากที่ Asst. QMR ดำเนินการจัดทำแผนการตรวจติดตามคุณภาพในประจำปีเสร็จเรียบร้อย จะต้องดำเนินการส่งข้อมูลให้กับ QMR และ MD ตามลำดับ เพื่อขออนุมัติแผนการตรวจติดตามฯ โดยขั้นตอนการขออนุมัติตามลำดับขั้นดังนี้ Asst. QMR
1. Asst. QMR เข้าไปที่เมนู IQA คลิก Tab "Yearly Plan"
2. คลิกปุ่ม Send เพื่อส่งข้อมูลต่อไปยัง QMR โดยระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับใส่ความคิดเห็นก่อนส่งข้อมูล เมื่อระบุความคิดเห็นเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึกข้อมูล หรือคลิกปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิก
3. หลังจากที่ Asst. QMR ทำการส่งข้อมูลไปยัง QMR เพื่อขออนุมัติแล้ว Asst. QMR จะยังสามารถแก้ไขข้อมูลได้จนกว่า QMR จะทำการอนุมัติข้อมูล การแก้ไขทำได้โดยคลิกที่ปุ่ม Edit หลังรายการที่ต้องการแก้ไข
4. ระบบจะแสดงหน้าจอ Department Plan สำหรับแก้ไขข้อมูล
5. Asst. QMR สามารถดูข้อมูลรายงานแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีและรายงานสรุปจำนวนหน่วยงานและชั่วโมงของแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในได้ก่อนการอนุมัติ โดยการคลิกปุ่ม View
6. Asst. QMR สามารถติดตามสถานะการอนุมัติ Yearly Plan ได้โดยการคลิกที่ปุ่ม View ระบบจะแสดงหน้าจอประวัติการอนุมัติพร้อมทั้ง Comment ขึ้นมาให้
QMR 1. เมื่อ QMR ทำการเข้าระบบ จะเห็นข้อมูลแผนการตรวจติดตามฯ ที่ Asst. QMR ส่งเพื่อขออนุมัติ โดยระบบจะแสดงข้อมูลผู้จัดทำ, วันเวลาที่ทำรายการ และแสดง Status เป็น Send
2. QMR สามารถตรวจสอบข้อมูลรายงานแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีหรือตรวจสอบรายงานสรุปจำนวนหน่วยงานและชั่วโมงได้ โดยคลิกที่ปุ่ม Viewระบบจะแสดงรายงานขึ้นมาให้
3. QMR สามารถตรวจสอบประวัติการอนุมัติ Yearly Plan ได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Comment
4. QMR สามารถอนุมัติได้โดยคลิกปุ่ม Approve และข้อมูลจะส่งต่อไปยัง MD เพื่อขออนุมัติตามลำดับ หาก QMR ไม่อนุมัติ สามารถคลิกที่ปุ่ม Reject เพื่อส่งข้อมูลกลับไปให้ Asst. QMR ทำการแก้ไข และสถานะจะเปลี่ยนเป็น Reject
5. ในการอนุมัติหรือไม่อนุมัติ ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับระบุข้อคิดเห็น ถ้าต้องการยืนยันให้คลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึกข้อมูล หรือคลิกปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิก
6. หลังจากที่ QMR ทำการตรวจสอบข้อมูลและอนุมัติข้อมูล ระบบจะทำการ stamp วันเวลาที่ QMR ทำการอนุมัติให้ และ Status จะเปลี่ยนเป็น Approved และข้อมูลจะถูกส่งต่อยัง MD เพื่อรอการอนุมัติ
MD 1. เมื่อ MD ทำการเข้าสู่ระบบ จะเห็นข้อมูลแผนการตรวจติดตามฯ ที่ Asst. QMR และ QMR Approved มาแล้ว โดยระบบจะแสดงข้อมูลผู้จัดทำ, วันเวลาที่ทำรายการและแสดง Status เป็น Approved พร้อมทั้งแสดงข้อมูลให้ทราบว่า Asst. QMR และ QMR ทำการ Approve ข้อมูลมาเมื่อไหร่
2. MD สามารถตรวจสอบข้อมูลรายงานแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี หรือตรวจสอบรายงานสรุปจำนวนหน่วยงานและชั่วโมงได้ โดยคลิกที่ปุ่ม View ระบบจะแสดงรายงานขึ้นมาให้
4. MD สามารถตรวจสอบประวัติการอนุมัติ Yearly Plan ได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Comment
5. MD สามารถอนุมัติได้โดยคลิกปุ่ม Approve และข้อมูลจะถูก Generate เป็น Audit List เพื่อให้ Asst. QMR ทำทงานต่อไป หาก MD ไม่อนุมัติ สามารถคลิกที่ปุ่ม Reject เพื่อส่งข้อมูลกลับไปให้ QMR ทำการแก้ไข และสถานะจะเปลี่ยนเป็น Reject
6. ในการอนุมัติหรือไม่อนุมัติ ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับระบุข้อคิดเห็น ถ้าต้องการยืนยันให้คลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึกข้อมูล หรือคลิกปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิก
7. หลังจากที่ MD ทำการตรวจสอบข้อมูลและอนุมัติข้อมูล ระบบจะทำการ stamp วันเวลาที่ MD ทำการอนุมัติให้ และ Status จะแสดง Approved
การเพิ่มแผนกการตรวจติดตามคุณภายภายในเพิ่มเติม (กรณีได้รับอนุมัติเพิ่มเติม) หลังจากที่ Asst. QMR ดำเนินการจัดทำแผนการตรวจติดตามคุณภาพในประจำปีและได้รับการอนุมัติจาก QMR และ MD เรียบร้อยแล้ว ในกรณีที่ได้รับคำสั่งให้เพิ่มแผนกสำหรับการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีเพิ่มเติมนอกเหนือจากแผนเดิม ทาง Asst. QMR จะต้องดำเนินการเพิ่มข้อมูลในระบบ โดยมีวิธีการดังนี้
1. เข้าไปที่เมนู IQA คลิก Tab "Yearly Plan" ระบบจะแสดงข้อมูล Yearly Plan
2. คลิกปุ่ม Copy หลังข้อมูลปี ค.ศ. ที่ต้องการเพิ่มข้อมูลแผนก ระบบจะแสดงข้อมูล Department Plan ขึ้นมาให้
3. คลิกที่ปุ่ม Create Plan เพื่อเพิ่มข้อมูล Department Plan ที่ต้องการ
4. ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับเพิ่มข้อมูล Department Plan ให้ทำการเพิ่มข้อมูลแผนกที่ต้องการ และระบุเหตุผลการเพิ่มข้อมูลในช่อง Remark
5. เมื่อทำการเพิ่มข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม OK เพื่อบันทึกข้อมูล หากต้องการยกเลิกให้คลิกที่ปุ่ม Cancel
6. หลังจากคลิกปุ่ม OK เรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลที่หน้าจอ หากต้องการแก้ไขให้คลิกที่ปุ่ม Edit หรือหากต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่ม Delete 7. เมื่อ Asst. QMR ทำการตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Send เพื่อให้ระบบ Auto Generate ข้อมูลไปยัง Audit List ต่อไป
ขั้นตอนการกำหนดการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Audit List)
หลังจากที่ MD ได้อนุมัติแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี (Yearly Plan) เรียบร้อยแล้ว ระบบจะทำการ Generate ข้อมูลแผนกให้ตามที่กำหนดไว้ใน Yearly Plan เพื่อให้ Asst. QMR ใช้สำหรับกำหนดแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในระดับแผนก กำหนดวันเวลาที่นัดหมาย และจัดทำข้อกำหนดของแต่ละแผนก โดยในแต่ละส่วนมีขั้นตอนการทำงาน ดังนี้
การบันทึกนัดหมายการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Appointment)
1. เข้าไปที่เมนู IQA คลิก Tab "Audit List" ระบบจะแสดงหน้าจอ Audit List ขึ้นมาให้
2. คลิกเลือกปี ค.ศ. ที่ต้องการบันทึก/แก้ไขข้อมูล ระบบจะแสดงข้อมูลรายละเอียดขึ้นมาให้ตามปีที่ระบุ
3. คลิกปุ่ม Edit ในส่วนของ Appointment Action ระบบจะแสดงหน้าจอ Department Plan เพื่อทำการระบุวันที่นัดหมายการตรวจติดตามคุณภาพภายใน
4. ทำการระบุวันเดือนปีและเวลา ที่ทำการนัดหมายการตรวจติดตามฯ
5. ในกรณีที่ข้อมูล Auditee มีการเปลี่ยนแปลง หากต้องการเพิ่ม Auditee สามารถทำได้โดยคลิกปุ่ม Add Auditee หรือคลิกปุ่ม Delete เพื่อลบข้อมูล
6. เมื่อทำรายการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล
7. หลังจากที่บันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลวันเวลาที่นัดหมายให้ที่หน้าจอ Audit List และให้ทำการบันทึกวันเดือนปีและเวลาที่ทำการนัดหมายของแผนกถัดไป
8. Asst. QMR จะต้องบันทึกข้อมูลการนัดหมายให้ครบทุกแผนกในแต่ละครั้ง เพื่อเตรียมข้อมูลการนัดหมายสำหรับส่งให้กับทาง Auditorการจัดการข้อกำหนดการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Checklist)
1. เข้าไปที่เมนู IQA คลิก Tab "Audit List" ระบบจะแสดงหน้าจอ Audit List ขึ้นมาให้
2. คลิกเลือกปี ค.ศ. ที่ต้องการบันทึก/แก้ไขข้อมูล ระบบจะแสดงข้อมูลรายละเอียดขึ้นมาให้ตามปีที่ระบุ
3. คลิกปุ่ม Edit ในส่วนของ Checklist Action ระบบจะแสดงหน้าจอ Check List ขึ้นมาให้
4. เมื่อเข้าสู่หน้าจอ Checklist ระบบจะทำการดึงข้อมูลข้อกำหนดมาจาก Master Requirement และ Process ที่ได้กำหนดไว้ใน Yearly Plan
5. Asst. QMR สามารถเพิ่มข้อกำหนดได้โดยการคลิกปุ่มเพิ่มข้อกำหนด ระบบจะแสดงหน้าจอเพิ่มข้อกำหนดขึ้นมาให้
6. คลิกเลือกข้อกำหนดที่ต้องการเพิ่ม หากมีการกำหนด Master Requirement ไว้ ระบบจะทำการดึงข้อมูลประเด็นและหลักฐานที่คาดหวังให้อัตโนมัติ
7. หากยังไม่ได้มีการกำหนด Master Requirement ไว้ Asst. QMR สามารถกรอกข้อมูลที่ต้องการได้ในช่องประเด็นและหลักฐานที่คาดหวัง 8. หลังจากกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึกข้อมูล
9. ระบบจะทำการเพิ่มข้อมูลให้ที่หน้าจอ Check List 10. หากต้องการแก้ไขข้อกำหนด ให้คลิกที่ปุ่ม Edit ระบบจะแสดงหน้าจอข้อกำหนดขึ้นมาให้ หรือหากต้องการลบข้อกำหนด ให้คลิกที่ปุ่ม Delete 11. หลังจากแก้ไขข้อกำหนดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Close เพื่อกลับสู่หน้าจอ Audit List
9. ระบบจะทำการเพิ่มข้อมูลให้ที่หน้าจอ Check List
10. หากต้องการแก้ไขข้อกำหนด ให้คลิกที่ปุ่ม Edit ระบบจะแสดงหน้าจอข้อกำหนดขึ้นมาให้ หรือหากต้องการลบข้อกำหนด ให้คลิกที่ปุ่ม Delete
11. หลังจากแก้ไขข้อกำหนดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Close เพื่อกลับสู่หน้าจอ Audit List
12. Asst. QMR จะต้องบันทึกข้อมูลข้อกำหนดให้ครบทุกแผนก เพื่อเตรียมข้อมูลสำหรับส่งให้กับทาง Audit
การส่งนัดหมายการตรวจติดตามคุณภาพภายในและการส่งข้อกำหนดการตรวจติดตามคุณภาพภายใน เมื่อ Asst. QMR ทำการบันทึกข้อมูลการนัดหมายการตรวจติดตามคุณภาพภายใน หรือจัดทำข้อกำหนดเรียบร้อยแล้ว Asst. QMR จะต้องทำการส่งข้อมูลไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง โดย Asst. QMR สามารถเลือกได้ว่าจะส่งนัดหมายการตรวจหรือส่งข้อกำหนด หาก Asst QMR ทำการส่งนัดหมายการตรวจติดตามคุณภาพภายใน ระบบจะทำการส่งเมลล์แจ้งกำหนดการไปยัง Auditor Team, Auditee Team, Observer Team และผู้ที่เกี่ยวข้อง หาก Asst. QMR ทำการส่งข้อกำหนด ระบบจะทำการส่ง Task งานไปยัง Auditor Team เพื่อให้ Auditor Team ดำเนินการต่อ ขั้นตอนการส่งนัดหมายการตรวจติดตามคุณภาพภายใน/การส่งข้อกำหนด มีขั้นตอนดังนี้
1. ที่หน้าจอ Audit List ทำการเลือกข้อมูลปี ค.ศ. ที่ต้องการ คลิกเลือกครั้งที่ที่ต้องการส่งนัดหมายการตรวจฯ คลิกส่งข้อกำหนด
2. ระบบจะแสดงปุ่ม ส่งนัดหมาย และปุ่ม ส่งข้อกำหนด ขึ้นมาให้ คลิกที่ปุ่ม ส่งนัดหมาย เพื่อส่งกำหนดนัดหมายการตรวจฯ โดยระบบจะทำการส่งเมลล์แจ้งวันเวลาที่ทำการนัดหมายให้ หรือหากต้องการส่งข้อกำหนด ให้คลิกที่ปุ่ม ส่งข้อกำหนด โดยระบบจะทำการกวาดข้อมูลทั้งหมด ตามครั้งที่ที่เลือก
3. หากทำการกำหนดวันนัดหมายไม่ครบถ้วน ระบบจะแจ้งเตือนและไม่ส่งกำหนดนัดหมายการตรวจฯ ให้
4. หลังจากส่งกำหนดนัดหมายการตรวจฯ หรือส่งข้อกำหนดแล้ว ระบบจะทำการเปลี่ยน Status จาก Create เป็น Approve ให้
5. หลังจากที่ Asst. QMR กำหนดนัดหมายการตรวจฯ แล้ว หากมีการเปลี่ยนแปลงวันเวลาที่นัดหมาย Asst. QMR สามารถแก้ไขข้อมูลวันเวลาที่นัดหมายในระบบได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Postpone ระบบจะแสดงหน้าจอ Postpone ขึ้นมา และแสดงข้อมูลวันเวลาที่ทำการนัดหมายเดิม
6. ทำการแก้ไขข้อมูล และคลิกปุ่ม Postpone เพื่อบันทึก หรือคลิกปุ่ม Close เพื่อยกเลิกการแก้ไข
7. หลังจากคลิกปุ่ม Postpone ระบบจะแสดงข้อมูลวันเวลานัดหมายใหม่ และจะทำการส่งอีเมลล์แจ้งวันเวลาที่นัดหมายใหม่ให้ ในส่วนของ Status จะถูกเปลี่ยนเป็น Postpone
ขั้นตอนการตรวจสอบข้อกำหนดโดย Auditor Team
หลังจากที่ Asst. QMR ทำการตรวจสอบข้อกำหนดเรียบร้อยแล้ว Asst. QMR จะทำการส่งข้อกำหนดต่อให้กับ Auditor Team เพื่อให้ Auditor Team ทำการตรวจสอบหัวข้อและรายละเอียดของข้อกำหนด รวมทั้งการเพิ่มเติมข้อกำหนดนอกเหนือจากที่ Asst. QMR กำหนดมาให้
ขั้นตอนการตรวจสอบหรือเพิ่มข้อกำหนดตรวจติดตามคุณภาพภายใน หลังจากที่ Asst. QMR ทำการส่งข้อกำหนด ระบบจะทำการส่ง Task มายัง Auditor Team (Auditor, Lead Auditor) ที่ถูก Assign ไว้ Auditor Team สามารถตรวจสอบงานได้โดย
1. ทำการ Log-in เข้าสู่ระบบ หลังจาก Log-in เรียบร้อยแล้ว ระบบจะเข้ามาที่หน้า Home
2. Auditor หรือ Lead Auditor จะเห็นข้อมูล Task งานของตนเอง ว่ามีข้อกำหนดของแผนกใดบ้างที่จะต้องเข้าไปตรวจสอบ
3. คลิก Link เพื่อเข้าไปตรวจสอบข้อกำหนดของแต่ละแผนก ระบบจะแสดงรายละเอียด Task : Auditor Team Update CheckList
4. เมื่อเข้าสู่หน้า Task ระบบจะแสดงรายละเอียดกำหนดการตรวจติดตามคุณภาพภายในฯ ขึ้นมาให้ โดย Auditor หรือ Lead Auditor จะไม่สามารถลบหรือแก้ไขข้อกำหนดและรายละเอียดที่ทาง Asst. QMR จัดทำขึ้น แต่สามารถเพิ่มข้อกำหนดได้โดยการคลิกปุ่ม เพิ่มข้อกำหนด ระบบจะแสดงหน้าจอเพิ่มข้อกำหนดขึ้นมาให้
5. คลิกเลือกข้อกำหนดที่ต้องการเพิ่ม หากมีการกำหนด Master Requirement ไว้ ระบบจะทำการดึงข้อมูลประเด็นและหลักฐานที่คาดหวังให้อัตโนมัติ (ข้อกำหนดที่ถูกเพิ่มแล้วจะไม่สามารถเพิ่มซ้ำได้)
6. หากยังไม่ได้มีการกำหนด Master Requirement ไว้ Auditor Team สามารถระบุข้อมูลประเด็นและหลักฐานที่คาดหวังได้
7. หลังจากกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึกข้อมูล หรือหากต้องการยกเลิก ให้คลิกปุ่ม Cancel
8. ระบบจะทำการเพิ่มข้อมูลให้ที่หน้าจอ Check List และแสดงข้อความเป็นสีน้ำเงินเพื่อให้ Lead Auditor ทราบว่าเป็นข้อมูลที่เพิ่มเติมจาก Asst. QMR
9. ข้อมูลที่ Auditor หรือ Lead Auditor ทำการเพิ่ม Auditor หรือ Lead Auditor จะสามารถแก้ไขหรือลบได้ โดยการคลิกที่ปุ่ม Edit เพื่อแก้ไข หรือคลิกที่ปุ่ม Delete เพื่อลบข้อกำหนด
10. Auditor หรือ Auditor Lead สามารถเพิ่มหัวข้อประเด็นและหลักฐานที่คาดหวังเพิ่มเติมจากที่ Asst. QMR กำหนดให้ได้ โดยการคลิกปุ่ม Add Point หรือ Add Expect ภายใต้หัวข้อที่ต้องการเพิ่ม ระบบจะแสดงหน้าจอขึ้นมาสำหรับการเพิ่มเติมข้อมูล
11. ทำการระบุประเด็นหรือหลักฐานที่คาดหวัง ที่ต้องการเพิ่มเติม แล้วคลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึกข้อมูล
12. ระบบจะแสดงประเด็นหรือหลักฐานที่คาดหวัง ที่ Auditor Team ทำการเพิ่มเติมเป็นตัวอักษรสีน้ำเงิน
13. หากต้องการแก้ไขเฉพาะประเด็นหรือหลักฐานที่คาดหวังที่ Auditor หรือ Lead Auditor เพิ่ม ให้คลิกที่ปุ่ม Add ภายใต้หัวข้อที่ต้องการเช่น เดิม ระบบจะแสดงหน้าจอขึ้นมาสำหรับการเพิ่ม/แก้ไขข้อมูล เราสามารถเพิ่ม, ลบ หรือแก้ไขข้อมูลได้ตามที่ต้องการ
14. หลังจากที่ Auditor หรือ Lead Auditor แก้ไขข้อกำหนดเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการระบุรายละเอียดในช่อง Comment เพื่อให้ทราบว่าได้ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว
15. คลิกปุ่ม Save and Close เพื่อบันทึก Comment และปิดหน้าจอ หากต้องการยกเลิก Comment ที่ระบุไว้ ให้คลิกปุ่ม Cancel
16. ในกรณีที่ User เป็น Auditor จะมีแค่ปุ่ม Save and Close หรือปุ่ม Cancel เพื่อบันทึกหรือยกเลิก Comment เท่านั้น ในส่วนของ Comment History ระบบจะแสดงข้อมูลประวัติการอนุมัติงาน Auditor Team สามารถดูประวัติของ Task งานได้
17. ในกรณีที่ User เป็น Lead Auditor จะมีปุ่ม Send สำหรับส่งข้อมูล เมื่อ Lead Auditor ทำการคลิกปุ่ม Send ข้อมูลข้อกำหนดจะถูกส่งไปยัง Auditor Team (Auditor, Lead Auditor) เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีต่อไป
18. ในส่วนของ Comment History ระบบจะแสดงข้อมูลประวัติการอนุมัติงาน Auditor Team สามารถดูประวัติของ Task งานได้ 19. หาก Lead Auditor ยังไม่ต้องการส่งข้อมูลข้อกำหนด สามารถระบุ Comment และบันทึก Comment เก็บไว้ได้เช่นเดียวกับ Auditor
ขั้นตอนการบันทึกผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี
หลังจากที่ Auditor Team ได้ทำการตรวจสอบและเพิ่มเติมข้อกำหนดเรียบร้อยแล้ว ก็จะเข้าสู่กระบวนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี และการบันทึกผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีโดย Auditor Team ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
1. ทำการ Log-in เข้าสู่ระบบ หลังจาก Log-in เรียบร้อยแล้ว ระบบจะเข้ามาที่หน้า Home
2. Auditor หรือ Lead Auditor จะเห็นข้อมูล Task งานของตนเอง ว่ามีหัวข้อการตรวจติดตามคุณภาพภายในของแผนกใดบ้างที่จะต้องเข้าไปบันทึกผลการตรวจติดตามฯ โดยระบบจะแสดงรายละเอียด Task : Auditor Audit & Record Result
3. คลิก Link เพื่อเข้าไปบันกผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี ระบบจะแสดงหน้าจอ Task : Auditor Audit & Record Result
4. ในส่วนของ Comment History ระบบจะแสดงข้อมูลประวัติการอนุมัติงาน Auditor Team สามารถดูข้อมูล Task ได้ว่าก่อนที่งานจะมาถึงตนเอง ผ่านการอนุมัติโดยใครมาก่อน
5. Auditor หรือ Lead Auditor ทำการบันทึกผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี โดยการคลิกที่ปุ่ม Edit
6. ระบบจะแสดงหน้าจอเพิ่ม/แก้ไขสิ่งที่พบ ทำการคลิกปุ่ม เพิ่มสิ่งที่พบ เพื่อเพิ่มสิ่งที่พบจากการตรวจฯ
7. ระบบจะแสดงหน้าจอเพิ่มสิ่งที่พบ ให้ Auditor Team ทำการเลือกผลการตัดสินใจ และบันทึกข้อมูลสิ่งที่พบ
8. หากต้องการแนบไฟล์จากการตรวจฯ ให้คลิกที่ปุ่ม Upload เพื่อแนบไฟล์ (Auditor Team สามารถแนบไฟล์ได้มากกว่า 1 ไฟล์ โดยการคลิกปุ่มบวกเพื่อเพิ่มช่องสำหรับแนบไฟล์ หรือคลิกปุ่มลบเพื่อลบช่องสำหรับแนบไฟล์)
9. เมื่อเพิ่มสิ่งที่พบและแนบไฟล์เรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม OK เพื่อบันทึกข้อมูล หรือหากต้องการยกเลิกการบันทึกข้อมูล ให้คลิกที่ปุ่ม Cancel 10. เมื่อคลิกปุ่ม OK ระบบจะแสดงข้อมูลสิ่งที่พบให้ในหน้าจอเพิ่ม/แก้ไขสิ่งที่พบ และแสดง Log ให้ทราบว่า Auditor คนใดเป็นผู้บันทึกข้อมูล รวมถึงวันเวลาที่บันทึกข้อมูล เราสามารถแก้ไขสิ่งที่เราบันทึกได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Edit เพื่อแก้ไข หรือคลิกปุ่ม Delete เพื่อลบข้อมูล
11. ถ้าต้องการเพิ่มสิ่งที่พบ สามารถทำได้โดยการคลิกปุ่ม เพิ่มสิ่งที่พบ และดำเนินการตามขั้นตอนเดิม
12. เราสามารถแนบไฟล์เพิ่มเติมหรือลบไฟล์แนบได้โดย คลิกรายการสิ่งที่พบ เมื่อคลิกแล้วระบบจะแสดงข้อมูลไฟล์แนบในด้านขวามือ เราสามารถเพิ่มไฟล์แนบหรือลบไฟล์แนบได้
13. ถ้าต้องการดูข้อมูลไฟล์แนบ สามารถคลิกที่ปุ่ม View ระบบจะแสดงข้อมูลให้ ทั้งนี้ทั้งนั้น จะขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารด้วยว่าเป็นเอกสารประเภทใด
14. เมื่อคลิกที่ปุ่ม Close ระบบจะแสดงข้อมูลสิ่งที่พบที่ทำการบันทึกไว้ที่หน้าจอ Checklist Detail
15. Auditor Team สามารถตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแผนกที่ทำการตรวจฯ ได้โดยคลิกที่ปุ่ม เอกสารที่เกี่ยวข้อง ระบบจะแสดงหน้าจอ Document Control เป็นการดึงเอกสารที่เกี่ยวข้องมาจากระบบ DAR (สิทธิ์ในการดูเอกสารจะขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของระบบ DAR) Auditor Team สามารถคลิกปุ่มบวก เพื่อเพิ่มเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการตรวจติดตามคุณภาพภายในฯ
16. เมื่อ Auditor Team ดำเนินการเพิ่มผลการตัดสินใจและสิ่งที่พบเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Accept เพื่อเป็นการยืนยันให้ Lead Auditor รับทราบว่า Auditor ได้ทำการบันทึกข้อมูลครบถ้วนแล้ว เมื่อ Auditor Team คลิกปุ่ม Accept แล้ว ปุ่ม Accept จะหายไปจากหน้าจอ แต่ Auditor ยังสามารถแก้ไขผลการตัดสินใจและสิ่งที่พบได้จนกว่า Lead Auditor จะทำการอนุมัติข้อมูล (ถ้า Auditor Team ไม่ระบุสิ่งที่พบ จะไม่สามารถคลิกปุ่ม Accept ได้)
17. หลังจากที่ Auditor หรือ Lead Auditor แก้ไขผลสิ่งที่พบหรือผลการตัดสินใจเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการระบุรายละเอียดในช่อง Comment เพื่อให้รับทราบว่าได้ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว (ในส่วนของ Comment History ระบบจะแสดงข้อมูลประวัติการอนุมัติงาน Auditor Team สามารถดูประวัติของ Task งานได้)
18. คลิกปุ่ม Save and Close เพื่อบันทึก Comment และปิดหน้าจอ หากต้องการยกเลิก Comment ที่ระบุไว้ ให้คลิกปุ่ม Cancel 19. ในกรณีที่ User เป็น Auditor จะมีแค่ปุ่ม Save and Close หรือปุ่ม Cancel เพื่อบันทึกหรือยกเลิก Comment เท่านั้น ในส่วนของการตรวจสอบและส่งข้อมูลต่อ จะเป็นหน้าที่ของ Lead Auditor
ขั้นตอนการตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี
หลังจากที่ Auditor Team ทำการบันทึกผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีเรียบร้อยแล้ว Lead Auditor จะต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของข้อมูล แล้วทำการส่งผลการตรวจติดตามฯ ต่อไปยัง Lead Auditee ที่เกี่ยวข้อง เพื่อทำการตรวจสอบผลการตรวจติดตามฯ หลังจากที่ Lead Auditee ตรวจสอบผลการตรวจติดตามฯ และยอมรับผลแล้ว ข้อมูลจะถูกส่งต่อไปยัง Asst. QMR และ QMR ตามลำดับ เพื่อให้ Asst. QMR และ QMR ตรวจสอบข้อมูลหรือแก้ไขผลการตรวจติดตามฯ ให้ถูกต้อง โดยมีขั้นตอนในแต่ละสายการอนุมัติดังนี้
การตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี โดย Lead Auditor
1. ทำการ Log-in เข้าสู่ระบบ หลังจาก Log-in เรียบร้อยแล้ว ระบบจะเข้ามาที่หน้า Home
2. Lead Auditor จะเห็นข้อมูล Task งานของตนเอง ว่ามีหัวข้อการตรวจติดตามคุณภาพภายในของแผนกใดบ้างที่จะต้องเข้าไปตรวจสอบผลการตรวจติดตามฯ
3. คลิก Link เพื่อเข้าไปบันทึกผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี ระบบจะแสดงหน้าจอ Task : Auditor Audit & Record Result
4. ในส่วนของ Comment History ระบบจะแสดงข้อมูลประวัติการอนุมัติงาน Auditor Team สามารถดูข้อมูล Task ได้ว่าก่อนที่งานจะมาถึงตนเอง ผ่านการอนุมัติโดยใครมาก่อน
5. Auditor หรือ Lead Auditor ทำการบันทึกผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี โดยการคลิกที่ปุ่ม Edit จะเข้าสู่หน้าจอเพิ่ม/แก้ไขสิ่งที่พบ
6. ในส่วนของการตรวจสอบ รายละเอียดสิ่งที่พบรายการใดที่ Auditor บันทึกข้อมูลเรียบร้อยและตรวจสอบแล้ว ที่หน้าของ Lead Auditor จะแสดงปุ่ม Not Accept(สีแดง) หลังปุ่ม Edit เพื่อให้ Lead Auditor ได้ทราบ แต่หากรายการใดแสดงปุ่ม Accept(สีน้ำเงิน) หลังปุ่ม Edit แสดงว่ารายการ Auditor ยังทำการบันทึกสิ่งที่พบไม่เรียบร้อย
7. เมื่อ Lead Auditor ตรวจสอบแล้วพบว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง Lead Auditor สามารถแก้ไขข้อมูลได้เอง โดยการคลิกปุ่ม Edit เพื่อทำการแก้ไข แต่ถ้า Lead Auditor ต้องการให้ทาง Auditor ทำการแก้ไข ให้คลิกปุ่ม Not Accept(สีแดง) 1 ครั้ง ที่หน้าจอของ Auditor ระบบจะแสดงไฮไลท์ที่ข้อความเพื่อแสดงให้ Auditor ทราบว่าต้องทำการแก้ไขสิ่งที่พบ
8. หลังจากที่ Auditor แก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม Accept(สีน้ำเงิน) อีกครั้ง เพื่อให้ Lead Auditor รับทราบ เมื่อ Auditor คลิกปุ่ม Accept ปุ่ม Accept จะหายไปจากหน้าจอ Auditor แต่ Auditor ยังสามารถแก้ไขข้อมูลได้ตามปรกติ
9. หลังจากที่ Lead Auditor แก้ไขข้อมูลหรือตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการระบุรายละเอียดในช่อง Comment เพื่อให้รับทราบว่าได้ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว (ในส่วนของ Comment History ระบบจะแสดงข้อมูลประวัติการอนุมัติงาน Auditor Team สามารถดูประวัติของ Task งานได้)
10. ในกรณี User เป็น Auditor จะไม่สามารถส่งงานต่อได้ แต่หากเป็น Lead Auditor จะมีปุ่ม Send เมื่อ Lead Auditor ทำการคลิกปุ่ม Send ข้อมูลผลการตรวจติดตามฯ จะถูกส่งไปยัง Lead Auditee ต่อไป
11. หาก Lead Auditor ยังไม่ต้องการส่งข้อมูลข้อกำหนด สามารถระบุ Comment และบันทึก Comment เก็บไว้ได้เช่นเดียวกับ Auditor
การตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี โดย Lead Auditee
1. ทำการ Log-in เข้าสู่ระบบ หลังจาก Log-in เรียบร้อยแล้ว ระบบจะเข้ามาที่หน้า Home
2. Lead Auditee จะเห็นข้อมูล Task งานผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีของแผนกตนเอง
3. คลิก Link เพื่อเข้าไปตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี ระบบจะแสดงหน้าจอ Task : Lead Auditee Review Result
4. ในส่วนของ Comment History ระบบจะแสดงข้อมูลประวัติการอนุมัติงาน Lead Audiee สามารถดูข้อมูล Task ได้ว่าก่อนที่งานจะมาถึงตนเอง ผ่านการอนุมัติโดยใครมาก่อน
5. Lead Auditee จะเห็นผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในฯ ได้จากหน้าจอนี้ หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม ให้คลิกที่ปุ่ม View จะเข้าสู่หน้าจอเพิ่ม/แก้ไขสิ่งที่พบ
6. เมื่อเข้าสู่หน้าจอ Lead Auditee จะเห็นรายละเอียดสิ่งที่พบ, ผลการตัดสินใจ แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ Lead Auditee สามารถดูไฟล์แนบได้โดยการคลิกหัวข้อสิ่งที่พบ ระบบจะทำการแสดงเอกสารแนบขึ้นมาให้
7. Lead Auditee ตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีเรียบร้อยแล้ว หากยอมรับผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีให้ระบุ Comment เพื่อให้ Asst. QMR และ QMR ทราบว่าผ่านการตรวจสอบและยอมรับผลการตรวจติดตามฯ และคลิกปุ่ม Accept เพื่อส่งข้อมูลต่อไปยัง Asst. QMR
8. หาก Lead Auditee ไม่ยอมรับผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีข้อใด ให้ทำการระบุลงในช่อง Comment และคลิกปุ่ม Not Accept เพื่อส่งข้อมูลกลับไปยัง Auditor Team
9. หาก Lead Auditee ยังตรวจสอบข้อมูลไม่เรียบร้อยแล้ว สามารถระบุใน Comment และคลิกปุ่ม Save and Close เพื่อบันทึก Comment หากต้องการยกเลิก Comment ที่ระบุไว้ ให้คลิกปุ่ม
7. Lead Auditee ตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีเรียบร้อยแล้ว หากยอมรับผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีให้ระบุ Comment เพื่อให้ Asst. QMR และ QMR ทราบว่าผ่านการตรวจสอบและยอมรับผลการตรวจติดตามฯ และคลิกปุ่ม Accept เพื่อส่งข้อมูลต่อไปยัง Asst. QMR
8. หาก Lead Auditee ไม่ยอมรับผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีข้อใด ให้ทำการระบุลงในช่อง Comment และคลิกปุ่ม Not Accept เพื่อส่งข้อมูลกลับไปยัง Auditor Team
9. หาก Lead Auditee ยังตรวจสอบข้อมูลไม่เรียบร้อยแล้ว สามารถระบุใน Comment และคลิกปุ่ม Save and Close เพื่อบันทึก Comment หากต้องการยกเลิก Comment ที่ระบุไว้ ให้คลิกปุ่ม
การตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี โดย Asst. QMR
1. ทำการ Log-in เข้าสู่ระบบ หลังจาก Log-in เรียบร้อยแล้ว ระบบจะเข้ามาที่หน้า Home
2. Asst. QMR จะเห็นข้อมูล Task งานของตนเอง ว่ามีหัวข้อการตรวจติดตามคุณภาพภายในของแผนกใดบ้างที่จะต้องเข้าไปตรวจสอบผลการตรวจติดตามฯ
3. คลิก Link เพื่อเข้าไปตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี ระบบจะแสดงหน้าจอ Task : Asst. QMR Review & Update Result
4. ในส่วนของ Comment History ระบบจะแสดงข้อมูลประวัติการอนุมัติงาน Asst. QMR สามารถดูข้อมูล Task ได้ว่าก่อนที่งานจะมาถึงตนเอง ผ่านการอนุมัติโดยใครมาก่อน
5. Asst. QMR สามารถตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในฯ ได้จากหน้าจอนี้ พบว่าข้อมูลรายการใดไม่ถูกต้อง สามารถทำการแก้ไขได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Edit ระบบจะเข้าสู่หน้าจอเพิ่ม/แก้ไขสิ่งที่พบ
6. Asst. QMR สามารถแก้ไขสิ่งที่พบ, แก้ไขผลการตัดสินใจ, เพิ่ม-ลบไฟล์ หรือเพิ่มสิ่งที่พบ
7. Asst. QMR สามารถตรวจสอบรายงานการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีก่อนการอนุมัติโดยคลิกที่ลิงค์ในส่วนของ Report ระบบจะแสดงข้อมูลให้ในรูปแบบ PDF File
8. หาก Asst. QMR ต้องการให้ Auditor Team เป็นผู้ทำการแก้ไข ให้ทำการระบุลงในช่อง Comment และคลิกปุ่ม Send Back เพื่อส่งผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในฯ กลับไปยัง Auditor Team
9. เมื่อ Asst. QMR ตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีเรียบร้อยแล้ว ให้ระบุ Comment เพื่อให้ QMR ทราบว่าได้ทำการตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว และคลิกปุ่ม Send เพื่อส่งข้อมูลต่อไปยัง QMR
10. หาก Asst. QMR ยังตรวจสอบข้อมูลไม่เรียบร้อยแล้ว สามารถระบุใน Comment และคลิกปุ่ม Save and Close เพื่อบันทึก Comment หากต้องการยกเลิก Comment ที่ระบุไว้ ให้คลิกปุ่ม Cancel
การตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี โดย QMR
1. ทำการ Log-in เข้าสู่ระบบ หลังจาก Log-in เรียบร้อยแล้ว ระบบจะเข้ามาที่หน้า Home
2. Asst. QMR จะเห็นข้อมูล Task งานของตนเอง ว่ามีหัวข้อการตรวจติดตามคุณภาพภายในของแผนกใดบ้างที่จะต้องเข้าไปตรวจสอบผลการตรวจติดตามฯ
3. คลิก Link เพื่อเข้าไปตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี ระบบจะแสดงหน้าจอ Task : QMR Review Result
4. ในส่วนของ Comment History ระบบจะแสดงข้อมูลประวัติการอนุมัติงาน QMR สามารถดูข้อมูล Task ได้ว่าก่อนที่งานจะมาถึงตนเอง ผ่านการอนุมัติโดยใครมาก่อน
5. QMR สามารถตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในฯ ได้จากหน้าจอนี้ หากพบว่าข้อมูลรายการใดไม่ถูกต้อง สามารถทำการแก้ไขได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Edit ระบบจะเข้าสู่หน้าจอเพิ่ม/แก้ไขสิ่งที่พบ โดยสิทธิ์ของ QMR จะเหมือนกับ Asst. QMR คือ QMR สามารถแก้ไขสิ่งที่พบ, แก้ไขผลการตัดสินใจ, เพิ่ม-ลบไฟล์ หรือเพิ่มสิ่งที่พบ
6. หาก QMR ต้องการให้ Asst. QMR เป็นผู้ทำการแก้ไข ให้ทำการระบุลงในช่อง Comment และคลิกปุ่ม Reject เพื่อส่งผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในฯ กลับไปยัง Asst. QMR
7. QMR สามารถตรวจสอบรายงานการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีก่อนการอนุมัติโดยคลิกที่ลิงค์ในส่วนของ Report ระบบจะแสดงข้อมูลให้ในรูปแบบ PDF File
8. หาก QMR ยังตรวจสอบข้อมูลไม่เรียบร้อยแล้ว สามารถระบุใน Comment และคลิกปุ่ม Save and Close เพื่อบันทึก Comment หากต้องการยกเลิก Comment ที่ระบุไว้ ให้คลิกปุ่ม Cancel
9. เมื่อ QMR ตรวจสอบผลการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีเรียบร้อยแล้ว ให้ระบุ Comment และคลิกปุ่ม Complete เพื่อปิดงาน
การตรวจสอบประวัติการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปี โดย Auditor หรือ Auditee User กลุ่ม Auditor และ Auditee สามารถติดตามสถานะของงานได้จากหน้าจอ IQA โดยมีวิธีการดังนี้
1. ทำการ Log-in เข้าสู่ระบบ หลังจาก Log-in เรียบร้อยแล้ว คลิกที่เมนู IQA User จะเห็น Tab เมนูตามสิทธิ์ของตนเอง คือ Tab "Auditor" หรือ “Auditee”
2. คลิกเลือกปี ค.ศ. ที่ต้องการ ระบบจะแสดงข้อมูล Department Plan ขึ้นมา
3. Auditor หรือ Auditee สามารถตรวจสอบ Task การอนุมัติงานได้ว่างานอยู่ที่ใคร
4. หรือตรวจสอบ Work Flow ว่าอยู่ที่ Process ใด
5. ในการตรวจสอบรายงานผลการตรวจติดตามคุณภาพภายใน นอกจากจะทำการตรวจสอบจากหน้า Task แล้ว ยังสามารถตรวจสอบจากจุดนี้ได้เช่นกัน โดยการคลิกปุ่ม Checklist เพื่อตรวจสอบรายการหัวข้อตรวจสอบคุณภาพภายใน หรือคลิกปุ่ม Auditlist เพื่อตรวจสอบรายงานสรุปผลการตรวจติดตามคุณภาพภายใน
