top of page

Alfresco ISO & e-Form Solution

Alfresco DAR

B1-ISO Document Control Solution (DAR) สำหรับผู้ใช้งาน

B1-ISO Document Control Solution (DAR) คืออะไร

B1-ISO Document Control Solution (DAR) ประกอบด้วยอะไรบ้าง

B1-ISO Document Control Solution (DAR) การขอออกเอกสารใหม่

- ขั้นตอนผู้สร้างเอกสาร

- ขั้นตอนทบทวนและอนุมัติเอกสาร

- ขั้นตอน DCC (Document Control Clerk)

- ขั้นตอน QMR (Quality Management Representative)

- ขั้นตอนการเรียกใช้เอกสาร

- การขอ Migrate เอกสาร

- การขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร

- การเพิ่ม/ลด ผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร

- การขอสำเนาเอกสาร

- การขอยกเลิกเอกสาร

- การเรียกดูรายงาน

B1-ISO Document Control Solution (DAR) สำหรับผู้ดูแลระบบ

- ขั้นตอนการสร้าง ISO DAR Site

- ขั้นตอนการจัดการ User และ Group

- ขั้นตอนการตั้งค่า Document Folder

- ขั้นตอนการตั้งค่า Folder และ Configuration

- ขั้นตอนการตั้งค่า Main Master

- ขั้นตอนการตั้งค่า Document Group Path

- ขั้นตอนการตั้งค่า Approval Matrix

- ขั้นตอนการตั้งค่า Watermark

B1-ISO Document Control Solution (DAR) คืออะไร

B1-ISO Document Control Solution (DAR) ถูกพัฒนาขึ้นบน Enterprise Content Management ชื่อ Alfresco ซึ่งเป็นระบบจัดการเอกสารและ Workflow ที่มีการใช้งานในองค์กรต่างๆ ทั่วโลก ซึ่งรวมซึ่งการพัฒนาต่อยอดจาก Enterprise Solution นั้น ในแง่ของผู้ใช้งาน นอกจากจะได้ใช้งาน ISO Solution ที่สมบูรณ์แบบแล้ว ผู้ใช้งานยังสามารถที่จะใช้งาน Feature อื่นๆ ที่มีมากับ Alfresco อีกด้วย และนอกจากนี้ Alfresco ถูกออกแบบมาเพื่อให้รองรับกับปริมาณผู้ใช้งานและปริมาณข้อมูลที่มหาศาลอีกด้วย ดังนั้นผู้ใช้สามารถมั่นใจได้ว่า ระบบที่ใช้งานอยู่มีเสถียรภาพและพร้อมใช้งานตลอดเวลา การใช้งาน B1-ISO Document Control Solution (DAR)สามารถใช้งานผ่านทาง Web Browser โดยสามารถใช้งานได้ บน Google Chrome และ Internet Explorer ตั้งแต่ version 9 ขั้นไป โดยหลักของการทำระบบเอกสาร ISO นั้น จะมุ่งเน้นที่การควบคุมเอกสารเป็นหลัก ดังนั้นเมื่อต้องการจะเปลี่ยนแปลงเอกสารไม่ว่าจะส่วนหนึ่งส่วนใดหรือทั้งหมด จะต้องได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เกี่ยวข้องก่อนจึงจะสามารถประกาศใช้งานเอกสารได้ ในระบบของ B1-ISO Document Control ซึ่งทำงานภายใต้ Solution Alfresco โดยมี Workflow Engine ที่มีประสิทธิภาพ สามารถทำการกำหนดค่าในการขออนุมัติกับเอกสารต่างๆ ได้อย่างยืดหยุ่น

ประเภทการขออนุมัติ

ใช้สำหรับ

1. การขอออกเอกสารใหม่

ใช้สำหรับการขออนุมัติเอกสารเป็นครั้งแรก(Version 00) โดยการขออนุมัติเอกสารใน Action นี้ จะมีการกำหนดหมายเลขเอกสารและกำหนดผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร

2. การทบทวนและแก้ไขเอกสาร (Migration)

ใช้สำหรับตอนขึ้นระบบ ย้ายจากเอกสารที่เก็บอยู่ในรูปแบบของ Hard Copy หรือเก็บแบบ Share Drive ซึ่งกระบวนการนี้จะสามารถระบุเลข Version ได้เองในการนำเอกสารเข้าระบบ

3. การทบทวนและแก้ไขเอกสาร

ใช้สำหรับการขอแก้ไขเอกสาร ซึ่งการขออนุมัติประเภทนี้ จะเกิดขึ้นเมื่อมีการขอออกเอกสารใหม่เรียบร้อยแล้วนั่นเอง

4. การเพิ่ม-ลดผู้ครอบครองเอกสาร

ใช้สำหรับทำการขอเพิ่ม หรือลดผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร ซึ่งตามหลักการของการจัดทำเอกสาร ISO การเพิ่มเติม หรือลดผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสารก็จะต้องมีการขออนุมัติเช่นเดียวกัน

5. การขอสำเนาเอกสาร

ใช้สำหรับทำการขอสำเนาเอกสารจาก DCC เพื่อนำไปใช้ โดยอาจมีเหตุผลต่างๆที่ต้องใช้สำเนาเอกสาร เช่น พนักงานในแผนกไม่มีเครื่องคอมพิวเตอร์, ต้องการนำไปติดไว้ที่เครื่องจักรเพื่อให้ผู้ใช้เครื่องจักรเปิดอ่านได้ เป็นต้น

6. การขอยกเลิกเอกสาร

ใช้สำหรับการขอยกเลิกการใช้งานเอกสาร โดยเมื่อเสร็จสิ้นการขออนุมัติแล้ว เอกสารจะทำการย้ายเข้าไปอยู่ใน Folder “ยกเลิกเอกสาร” ให้โดยอัตโนมัติ และทำการปิดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร

B1-ISO Document Control Solution (DAR) ประกอบด้วยอะไรบ้าง

เราสามารถแบ่ง B1-ISO Document Control Solution (DAR) ได้ออกเป็น 2 หลักๆ ได้แก่

- ส่วนที่ใช้สำหรับค้นหาข้อมูล (B1-ISO Document Control Solution (DAR) - User)

- ส่วนของผู้ดูแลระบบที่ใช้ในการสร้าง Site, จัดการกลุ่มผู้ใช้งานและจัดการผู้ใช้งาน ตลอดจนจัดการเกี่ยวกับ Folder และสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลใน Folder (B1-ISO Document Control Solution (DAR) - Administrator)

ขั้นตอนผู้สร้างเอกสาร

B1-ISO Document Control Solution (DAR) การขอออกเอกสารใหม่

ขั้นตอนผู้สร้างเอกสาร

สำหรับการขอดำเนินการและการอนุมัติการขอออกเอกสารใหม่ สามารถทำได้ดังนี้

b1_user_create_img01.png

1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main

2.คลิกที่ Tab "สร้างเอกสาร ISO"

b1_user_create_img02.png

3.ระบบจะแสดงหน้าจอในการสร้างเอกสาร ISO หรือบางหน่วยงานเรียกว่าใบ DAR (Document Action Request) ซึ่งเป็นหน้าจอหลักในการขอจัดทำเอกสารทุกประเภท

b1_user_create_img03.png

4.เลือกประเภทของการขออนุมัติดำเนินการ ซึ่งในระบบได้แบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ๆ ได้แก่ การขอออกเอกสารใหม่ และการทบทวนและแก้ไขเอกสาร (Migration)

b1_user_create_img04.png

5.เลือก "Select" เพื่อทำการระบุ Folder ที่ใช้จัดเก็บเอกสาร ทั้งนี้ Admin จะกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้งานแต่ละกลุ่มสามารถสร้างเอกสารได้เฉพาะภายใต้ Folder แผนกที่สังกัดอยู่ และงผู้ใช้งานจะมองเห็นได้เฉพาะ Folder ที่มีสิทธิ์เท่านั้น สำหรับโครงสร้างของ Folder ถ้าหากมี Folder ที่ย่อยลงไป สามารถกด Double Click เพื่อให้มองเห็น Folder ย่อยได้

b1_user_create_img05.png

6.เลือกประเภทของเอกสาร ซึ่ง Admin จะทำการกำหนดสิทธิ์ความสัมพันธ์ภายในแผนกนั้น ๆ จะสามารถสร้างเอกสารประเภทใดได้บ้าง

b1_user_create_img06.png

7.ระบุหมายเลขเอกสารของเอกสารฉบับที่สร้าง ในกรณีที่หมายเลขเอกสารนั้นถูกใช้งานไปแล้ว ระบบจะแจ้งเตือนและทำการลบหมายเลขเอกสารที่กรอกไว้ก่อนหน้านี้ไป เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถกรอกหมายเลขเอกสารใหม่ได้

b1_user_create_img05.png

8.กดปุ่ม “Upload” โดยเลือกไฟล์ที่ต้องการสร้างจากเครื่องคอมพิวเตอร์

b1_user_create_img08.png

9.กำหนดวันที่ต้องการให้เอกสารดังกล่าวมีผลบังคับใช้

b1_user_create_img09.png

10.กรอกรายละเอียดเหตุผลในการขอดำเนินการ

b1_user_create_img10.png

11.เมื่อกรอกข้อมูลที่ต้องการครบตามที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ม "OK"

b1_user_create_img11.png

12.ระบบจะทำการสร้างรายการการเอกสาร DAR

b1_user_create_img12.png

ขั้นตอนการทบทวนและอนุมัติเอกสาร

ภายหลังจากที่ผู้ทบทวนหรือผู้อนุมัติเอกสารได้รับ Email ที่ออกจากระบบแจ้งให้ทำการทบทวนหรืออนุมัติเอกสาร มีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้

1.ทำการคลิ๊ก Link เพื่อทำการ Log-in เข้าระบบ จากนั้นเลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main นอกจากนี้ยังผู้ใช้งานสามารถเข้าจากหน้า My Task ได้เช่นกัน

b1_user_review_img01.png
ขั้นตอนการทบทวนและอนุมัติเอกสาร

2.ระบบจะแสดงรายละเอียดของเอกสาร

b1_user_review_img02.png

3.ตรวจสอบรายละเอียดและเนื้อหาของเอกสารโดยเลือกที่ชื่อเอกสารต้นฉบับ ทั้งนี้ผู้ทบทวนหรือผู้อนุมัติเอกสาร ไม่สามารถแก้ไขรายละเอียดเนื้อหาของเอกสารได้

b1_user_review_img03.png

4.เมื่อตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ผู้ทบทวนหรือผู้อนุมัติเอกสาร สามารถให้ความเห็นและพิจารณาอนุมัติหรือไม่อนุมัติเอกสารได้ หากอนุมัติเอกสารดังกล่าวจะถูกส่งไปยังขั้้นตอนถัดไป หากไม่อนุมัติเอกสารจะถูกส่งกลับไปที่ผู้ขอดำเนินการขอออกเอกสารใหม่เพื่อทำการแก้ไข

b1_user_review_img04.png

5.เมื่อกด "อนุมัติ" สถานะของเอกสารก็จะเปลี่ยนเป็น อนุมัติ และถูกส่งไปยังขั้นตอนถัดไป

b1_user_review_img05.png
ขั้นตอน DCC (Document Control Clerk)

ขั้นตอน DCC (Document Control Clerk)
ผู้ควบคุมเอกสารที่ได้รับมอบหมาย จะได้รับ Mail หลังจากที่ผู้อนุมัติทำการอนุมัติเอกสารดังกล่าวเรียบร้อยแล้ว มีขั้นตอนปฏิบัติงานดังต่อไปนี้


1.ทำการคลิ๊ก Link เพื่อทำการ Log-in เข้าระบบ จากนั้นเลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main นอกจากนี้ยังผู้ใช้งานสามารถเข้าจากหน้า My Task ได้เช่นกัน

b1_user_dcc_image01-600x218.png

2.เมื่อเลือกเอกสารที่้ต้องการจะปรากฎข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งสามารถเข้าไปแก้ไขรายละเอียดได้บางส่วน เช่น หมายเลขเอกสาร, วันที่มีผลบังคับใช้, ผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร และ ผู้ถือสำเนาเอกสาร เป็นต้น

b1_user_dcc_image02.png

3.ทำการ Download เอกสารมายังเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเอง เพื่อนำไฟล์ดังกล่าวมาแปลงรูปแบบเป็น PDF และเพื่อเตรียมประกาศใช้งาน (ในกรณีที่ DCC ต้องการปรับเนื้อหาเอกสารต้นฉบับบางส่วนเล็กน้อย เช่น การแก้ไขคำผิด หรือปรับ Format ให้เลือก "Upload New Version")


4.หลังจากที่ทำการแปลงไฟล์เรียบร้อยแล้ว ให้ทำการ Upload เพื่อเตรียมประกาศใช้ซึ่ง DCC สามารถใส่ลายเซ็นต์ที่เอกสารได้ โดยเลือก checkbox ลายเซ็นต์ จากนั้นกดปุ่ม "Upload PDF"

b1_user_dcc_image04-600x180.png

5.ทำการเลือกไฟล์ที่ต้องการ Upload แล้วเลือกปุ่ม "Upload File(s)"


6.เมื่อ Upload เสร็จจะปรากฎ message แจ้งให้ทราบ จากนั้นให้เลือกปุ่ม "OK"

b1_user_dcc_image06.png

7.เอกสารเตรียมประกาศใช้งานจะถูกเพิ่มเข้ามาในระบบ สามารถกดเข้าไปดูได้โดยเลือกที่ชื่อไฟล์


8.เนื้อหาของเอกสารจะปรากฎลายเซ็นต์

b1_user_dcc_image08-600x308.png

9.จากนั้นทำการให้ความเห็นและพิจารณาอนุมัติเอกสาร ซึ่งมีปุ่มต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องสำหรับเลือกดังนี้ "อนุมัติ" ระบบส่งต่อไปยัง QMR "ไม่อนุมัตินำกลับไปแก้ไข" ระบบจะส่งกลับไปที่ผู้ขอดำเนินการ "ยกเลิก Workflow" รายการดังกล่าวจะถูกยกเลิกทันที

b1_user_dcc_image09.png

10.เมื่อ DCC อนุมัติแล้วสถานะขอเอกสารจะเปลี่ยนเป็น "รอ QMR อนุมัติ"

ขั้นตอน QMR (Quality Management Representative)

ขั้นตอน QMR (Quality Management Representative)
ผู้ควบคุมคุณภาพ (QMR) จะได้รับ Mail หลังจากที่ผู้อนุมัติทำการอนุมัติเอกสารดังกล่าวเรียบร้อยแล้ว มีขั้นตอนปฏิบัติงานดังต่อไปนี้


1.ทำการคลิ๊ก Link เพื่อทำการ Log-in เข้าระบบ จากนั้นเลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main นอกจากนี้ยังผู้ใช้งานสามารถเข้าจากหน้า My Task ได้เช่นกัน

b1_user_qmr_img01-600x396.png

2.เมื่อเลือกเอกสารที่้ต้องการจะปรากฎข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งผู้ควบคุมภาพ (QMR) จะตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาของเอกสาร และไม่สามารถแก้ไขรายละเอียดได้ หลังจากนั้นจะทำการพิจารณาอนุมัติ

b1_user_qmr_img02.png

3.จากนั้นทำการให้ความเห็นและพิจารณาอนุมัติเอกสาร ซึ่งมีปุ่มต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องสำหรับเลือกดังนี้ "อนุมัติ" ระบบจะสามารถประกาศใช้เอกสารดังกล่าวได้ "ไม่อนุมัตินำกลับไปแก้ไข" ระบบจะส่งกลับไปที่ผู้ควบคุมเอกสารเพื่อแก้ไขให้ถูกต้องก่อนประกาศใช้ต่อไป

b1_user_qmr_img03.png

ขั้นตอนการเรียกใช้เอกสาร Representative
เมื่อเอกสารประกาศใช้ ผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์เห็นเอกสารจะได้รับ Mail เพื่อแจ้งเอกสารประกาศใช้และสามารถกดที่ Link เพื่อดูเอกสารในระบบได้ (Link จะพาไปยังหน้าเนื้อหาเอกสารที่อยู่ในระบบ หากยังไม่ได้ Login ต้อง Login ระบบก่อน)


1.ทำการคลิ๊ก Link เพื่อทำการ Log-in เข้าระบบ จากนั้นเลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main นอกจากนี้ยังผู้ใช้งานสามารถเข้าจากหน้า My Task ได้เช่นกัน

b1_user_announce_img01.png
ขั้นตอนการเรียกใช้เอกสาร Representative

2.เมื่อเลือกเอกสารที่้ต้องการจะปรากฎข้อมูลต่าง ๆ ขั้นมา ซึ่งเป็นเนื้อหาเดียวกับเอกสารเตรียมประกาศใช้ที่ผู้ควบคุมเอกสาร (DCC) และผู้ควบคุมคุณภาพ (QMR) เป็นผู้อนุมัติ Tips: สำหรับสิทธิ์ในการเรียกใช้เอกสารประกาศใช้นั้น ผู้ใช้งานทั่วไปทุกคนจะสามารถเรียกใช้ผ่านหน้า Web Browser ได้เท่านั้น ไม่สามารถ Download ออกไปใช้นอกระบบได้

b1_user_announce_img02.png

3.เมื่อผู้ใช้งานเข้ามาดูเอกสารแล้ว ระบบจะทำการบันทึกชื่อรับทราบเอกสารไว้เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงต่อไป

b1_user_announce_img03.png
การขอ Migrate เอกสาร

การขอ Migrate เอกสาร
สำหรับการขอ Migrate เอกสารจะมีกระบวนการเช่นเดียวกับการขอออกเอกสารใหม่ จะต่างกันเพียงลำดับของการอนุมัติ ซึ่งมีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้


1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main

b1_user_migrate_img01.png

2. เลือก Drop-down List ประเภทการขออนุมัติดำเนินการ เป็น “การทบทวนและแก้ไขเอกสาร (Migration)” ในส่วนอื่นๆ จะเหมือนกับการขอออกเอกสารใหม่ ยกเว้นการ Migrate ผู้ขอดำเนินการจะสามารถระบุได้เลยว่าเอกสารเป็นการแก้ไขครั้งที่เท่าไร เมื่อใส่ข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อย ให้เลือก "OK"

b1_user_migrate_img02.png

3.หลังจากที่ Workflow Start เรียบร้อย จะปรากฏรายการเอกสารเพิ่มขึ้นมา

b1_user_migrate_img03.png
การขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร

การขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร
สำหรับการขอทบทวนและแก้ไขเอกสาร สามารถทำได้ดังนี้


1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main

b1_user_revise_img01.png

2.เมื่อกด Icon แล้วจะปรากฏหน้าจอ DAR ดังภาพ

b1_user_revise_img02.png

3.เลือก Drop-down List ประเภทการขออนุมัติดำเนินการ เป็น “การทบทวนและแก้ไขเอกสาร” Tips: เมื่อขออนุมัติเอกสารที่มีอยู่ในระบบแล้ว ประเภทขออนุมัติดำเนินการที่สามารถเลือกได้จะเปลี่ยนไปจากเดิม คือเลือก 4 ประเภท ได้แก่ “ทบทวนแก้ไข”, “ยกเลิกเอกสาร”, “เพิ่มลดผู้ครอบครอง”, และ “ขอสำเนา” แต่ตอนกดสร้างเอกสารจะเลือกได้ 2 ประเภทคือ “ออกเอกสารใหม่”, และ “Migration”

b1_user_revise_img03.png

4.สำหรับการขอแก้ไข หากผู้ขอดำเนินการไม่มีเอกสารต้นฉบับอยู่ที่ตนเอง สามารถ Download ไฟล์ล่าสุดจากระบบได้

b1_user_revise_img04.png

5.จากนั้นให้ทำการแก้ไขเนื้อหาเอกสารด้วย Original Program และทำการบันทึก

b1_user_revise_img05.png

6.นำไฟล์ที่มีเนื้อหาใหม่ Upload New Version เพื่อให้แทนที่เนื้อหาเก่าที่อยู่ในระบบ โดยเลือก "Upload New Version" จากนั้นเลือกไฟล์ที่ต้องการ Upload

b1_user_revise_img06.png

7.ดำเนินการใส่ข้อมูลเหตุผลในการขอดำเนินงาน (ข้อมูลบางอย่างจะไม่สามารถแก้ไขได้ เช่น ประเภทเอกสาร, ชื่อเอกสาร, แก้ไขครั้งที่) เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อย เลือก "OK" New Version" จากนั้นเลือกไฟล์ที่ต้องการ Upload

b1_user_revise_img07.png

8.เมื่อเลือก "OK" จะพบว่าเอกสารรายการนั้นเปลี่ยนสถานะเป็นรออนุมัติอีกครั้ง ซึ่งหมายถึงเอกสารเข้าสู่ Workflow อีกรอบนั่นเอง
หมายเหตุ สำหรับขั้นตอน Workflow มีกระบวนการเช่นเดียวกับการขอออกเอกสารใหม่

การเพิ่ม/ลด ผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร

การเพิ่ม/ลด ผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสาร
สำหรับการเพิ่ม/ลด ผู้ที่เป็นเจ้าของเอกสารจะมีสิทธิ์เห็นเอกสารจะมีสิทธิ์เห็นเมนู “ขออนุมัติเอกสาร” ให้ผู้ขอดำเนินการเอกสารทำการกด Icon ตรงรายการเอกสารที่ต้องการ สำหรับการขอเพิ่ม/ลด สามารถทำได้ดังนี้


1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main

b1_user_add_img01.png

2.เลือก icon แล้วจะปรากฏหน้าจอ DAR ดังภาพ

b1_user_add_img02.png

3.เลือก Drop-down List ประเภทการขออนุมัติดำเนินการ เป็น “เพิ่ม-ลดผู้ครอบครองเอกสาร” กรอกเหตุผลในการขอดำเนินงาน ส่วนข้อมูลอื่นจะแก้ไขไม่ได้

b1_user_add_img03.png

4.สำหรับผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสารให้ทำการเพิ่มหรือลดตามที่ต้องการ

b1_user_add_img04.png

5.กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน จากนั้นเลือก "OK"

b1_user_add_img05.png

6.สถานะเอกสารจะถูกเปลี่ยนเป็นรออนุมัติอีกครั้ง และไม่มีรายการเอกสารใหม่ เนื่องจากเป็นการขอดำเนินการเอกสารเดิมที่มีอยู่แล้ว
หมายเหตุ สำหรับขั้นตอน Workflow มีกระบวนการเช่นเดียวกับการขอออกเอกสารใหม่

การขอสำเนาเอกสาร

การขอสำเนาเอกสาร
สำหรับการขอสำเนาเอกสาร ผู้เป็นเจ้าของเอกสารจะมีสิทธิ์เห็นเมนู “ขออนุมัติเอกสาร” ให้ผู้ขอดำเนินการเอกสารทำการกด Icon ตรงรายการเอกสารที่ต้องการ สำหรับขั้นตอนการขอสำเนาเอกสารสามารถทำได้ดังนี้


1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main

b1_user_copy_img01.png

2.เลือก icon แล้วจะปรากฏหน้าจอ DAR ดังภาพ

b1_user_copy_img02.png

3.เลือก Drop-down List ประเภทการขออนุมัติดำเนินการ เป็น “ขอสำเนาเอกสาร” กรอกเหตุผลในการขอดำเนินงาน ส่วนข้อมูลอื่นจะแก้ไขไม่ได้

b1_user_copy_img03.png

4.สำหรับผู้มีสิทธิ์เห็นเอกสารให้ทำการเพิ่มหรือลดตามที่ต้องการ

b1_user_copy_img04.png

5.กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน จากนั้นเลือก "OK"

b1_user_copy_img05.png

6.สถานะเอกสารจะถูกเปลี่ยนเป็นรออนุมัติอีกครั้ง และไม่มีรายการเอกสารใหม่ เนื่องจากเป็นการขอดำเนินการเอกสารเดิมที่มีอยู่แล้ว
หมายเหตุ สำหรับขั้นตอน Workflow มีกระบวนการเช่นเดียวกับการขอออกเอกสารใหม่

การขอยกเลิกเอกสาร
สำหรับการขอสำเนาเอกสาร ผู้เป็นเจ้าของเอกสารจะมีสิทธิ์เห็นเมนู “ขออนุมัติเอกสาร” ให้ผู้ขอดำเนินการเอกสารทำการกด Icon ตรงรายการเอกสารที่ต้องการ สำหรับขั้นตอนการขอสำเนาเอกสารสามารถทำได้ดังนี้


1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Main

b1_user_cancel_img01.png
การขอยกเลิกเอกสาร

2.เลือก icon แล้วจะปรากฏหน้าจอ DAR ดังภาพ

b1_user_cancel_img02.png

3.เลือก Drop-down List ประเภทการขออนุมัติดำเนินการ เป็น “ขอยกเลิกเอกสาร” กรอกเหตุผลในการขอดำเนินงาน ส่วนข้อมูลอื่นจะแก้ไขไม่ได้
4.กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน จากนั้นเลือก "OK"

b1_user_cancel_img03.png

5.สถานะเอกสารจะถูกเปลี่ยนเป็นรออนุมัติอีกครั้ง และไม่มีรายการเอกสารใหม่ เนื่องจากเป็นการขอดำเนินการเอกสารเดิมที่มีอยู่แล้ว
หมายเหตุ สำหรับขั้นตอน Workflow มีกระบวนการเช่นเดียวกับการขอออกเอกสารใหม่

การเรียกดูรายงาน

การเรียกดูรายงาน


1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Report โดย Report จะแสดงผลในรูปแบบของ PDF

b1_user_report_img01.png

2. ทำการค้นหาตามเงื่อนไขที่ต้องการ โดยเลือกจาก Drop-down List โดยรายงานที่ระบบได้จัดเตรียมไว้ให้ได้แก่

ตัวอย่างรายงาน Mater List Report.jpg
b1_user_report_img02-1.png
b1_user_report_img04.png
b1_user_report_img04-1.png
b1_user_report_img05.png
ขั้นตอนการสร้าง ISO DAR Site

ขั้นตอนการสร้าง ISO DAR Site


1.Login เข้าระบบด้วย User "Admin" จากนั้นเลือกที่ "My Sites" และเลือกเมนู "Create"

b1_admin_createsite_img01.png

2. กรอกรายละเอียดเพิ่มเติมดังต่อไปนี้ Name: กำหนดเป็น "ศูนย์ควบคุมเอกสาร" URL Name: กำหนดเป็น “iso-department” เท่านั้น Visibility: แนะนำให้ตั้งค่าเป็น Public ที่ต้องมีการยืนยันการเป็นสมาชิกของ Site ก่อน ดังภาพ
 

b1_admin_createsite_img02.png

3.เมื่อกดปุ่ม "OK" แล้ว ระบบจะสร้าง Site ตามรายละเอียดที่กำหนดค่าไปก่อนหน้านี้

b1_admin_createsite_img03.png
ขั้นตอนการจัดการ User และ Group

ขั้นตอนการจัดการ User และ Group


1.Login เข้าระบบด้วย User "Admin" จากนั้นเลือกเมนู "Admin Tool" และลือกเมนู "User" ทางด้านขวามือ

b1_admin_adduser_img01.png

2. กรอกรายละเอียดข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Field ที่มีสัญลักษณ์ “*”

b1_admin_adduser_img02.png

3. เมือกรอกรายละเอียดข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม "Create User" ในกรณีที่ต้องการเพิ่มผู้ใช้งานเพิ่มเติม อีกให้เลือก “Create and Create Another”

b1_admin_adduser_img03.png

4.เมื่อสร้าง User เสร็จสามารถ Search ได้ดังหน้าจอ Tips: ที่หน้าจอนี้สามารถใส่ % เพื่อใช้ในการค้นหา All Users ได้ แต่ระบบจะแสดงผลการค้นหาได้สูงสุด 250 Users

b1_admin_adduser_img04.png

5.สำหรับการสร้าง Group นั้นให้ Login เข้าระบบด้วย User "Admin" จากนั้นเลือกเมนู "Admin Tool" และลือกเมนู "Group" ทางด้านขวามือ

b1_admin_addgroup_img01.png

6. พิมพ์คำว่า “site” และทำเครื่องหมายที่ Checkbox “Show System Groups” จากนั้นกดปุ่ม “Browse” เพื่อให้ระบบแสดงกลุ่มผู้ใช้งานที่ระบบสร้างขึ้น ซึ่งได้แก่กลุ่มที่ระบบสร้างขึ้นเองเมื่อมีการสร้าง Site

b1_admin_addgroup_img02.png

7. เลือกกลุ่มชื่อ "site_iso-department_SiteConsumer" จากนั้น Panel ด้านขวาจะปรากฏขึ้นมาให้กดเครื่องหมาย + เพื่อต้องการสร้าง Group ใหม่ให้เป็น Sub-Group ของ Group ที่เลือก

b1_admin_addgroup_img03.png

8.กรอกชื่อ Group ที่ต้องการสร้าง หลังจากนั้นให้เลือก “Create Group” ในกรณีที่ต้องการเพิ่ม Group อื่น ๆ อีกให้เลือก “Create and Create Another”

b1_admin_addgroup_img04.png

ขั้นตอนการตั้งค่า Document Folder


1.ไปที่ Site “iso-department” หรือ “ศูนย์ควบคุมเอกสาร”


ขั้นตอนการตั้งค่า Document Folder
b1_admin_folder_set_img01.png

2.เลือก "Document Library" ทางด้านขวามือ

b1_admin_folder_set_img02.png

3.เลือกเมนู "Create" และ "Folder"

b1_admin_folder_set_img03.png

4.กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วนโดยเฉพาะอย่างยิ่ง Field ชื่อเอกสาร

b1_admin_folder_set_img04.png

5.สร้าง Folder ทั้งสิ้น 4 Folder ดังนี้ “01-เอกสารขอจัดทำ” เพื่อเก็บเอกสารต้นฉบับ (ถูกนำเข้าโดยผู้ขอจัดทำตอนสร้างเอกสาร) “02-เอกสารประกาศใช้” เพื่อเก็บเอกสารประกาศใช้ (ถูกนำเข้าอัตโนมัติโดยระบบ) “03-เอกสารยกเลิก” เพื่อเก็บเอกสารที่ได้รับการยกเลิก (ถูกย้ายมาอัตโนมัติโดยระบบ) “04-เอกสารที่เกี่ยวข้อง” เพื่อเก็บเอกสารอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับเอกสารควบคุมแต่ไม่มีหมายเลขเอกสาร

b1_admin_folder_set_img05.png

6.ที่ Folder “01-เอกสารขอจัดทำ” ให้กด More และกด “Manage Rules”

b1_admin_folder_set_img06.png

7.จากนั้นเลือก "Create Rules"

b1_admin_folder_set_img07.png

8.กรอกรายละเอียดของ Rule ดังภาพ (ห้ามลืม Checkbox “Rule applies to subfolders”) จากนั้นกด Create

b1_admin_folder_set_img08.png

9.เมื่อสร้าง Rule เสร็จจะปรากฎ Rule ขึ้นมา

b1_admin_folder_set_img09.png

10.ที่ Folder “02-เอกสารประกาศใช้” ให้ Manage Rules เช่นกัน

b1_admin_folder_set_img10.png

11.กรอกรายละเอียดของ Rule ดังภาพ Tips: (ห้ามลืม Checkbox “Rule applies to subfolders”) จากนั้นเลือก "Create"

b1_admin_folder_set_img11.png

12.เมื่อสร้าง Rule เสร็จจะปรากฎ Rule ขึ้นมา

b1_admin_folder_set_img12.png

13.ที่ Folder “03-เอกสารยกเลิก” ไม่จำเป็นต้องกำหนด Rule แต่ให้กำหนดสิทธิ์ โดยเลือก "More" และเลือก "Manage Permissions"

b1_admin_folder_set_img13.png

14. ทำการปิดสิทธิ์โดยกดที่ “Inherit Permissions” จากนั้นกดปุ่ม "Yes" Tips: สำหรับสิทธิ์ในระบบมี 2 ส่วน คือ Inherited Permissions (สิทธิ์ที่สืบทอดมาจาก Folder ก่อนหน้า) และ Locally Set Permissions (สิทธิ์ที่เพิ่มเติมหรือตั้งเองที่ Folder หรือไฟล์นั้นๆ)

b1_admin_folder_set_img14.png

15.จากภาพจะเห็นว่า Inherited Permissions ได้หายไป ส่วน Locally Set Permissions ยังไม่มีการ Set ค่าอะไร ให้กดปุ่ม "Save" ทั้งนี้ระบบจะสร้าง Role "Site Manager" ขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้มีสิทธิ์ใน Folder หรือเอกสารนั้นๆ

b1_admin_folder_set_img15.png

16.ที่ Folder “04-เอกสารที่เกี่ยวข้อง” ให้กำหนดสิทธิ์ โดยกด More และกด Manage Permissions

b1_admin_folder_set_img16.png

17.ให้ทำการกดปุ่ม “Add User/Group” จากนั้นพิมพ์ชื่อ Group หรือ User ที่ต้องการ Search

b1_admin_folder_set_img17.png

18.เลือก Add Group หรือ User ที่ต้องการ (ในที่นี้จะเลือกเป็น Group บริษัท)

b1_admin_folder_set_img18.png

19.จากนั้นให้กำหนด Role โดยเลือกจาก Drop-down List เป็น "Site Collaborator"

b1_admin_folder_set_img19.png

20.ทำการปิดสิทธิ์ Inherit โดยเลือก "Inherit Permissions"

b1_admin_folder_set_img20.png

21.กดปุ่ม "Save" (จากสิทธิ์ที่กำหนดที่ Folder 04 จะเปิดให้ทุกคนในบริษัทสามารถ นำเข้า และแก้ไขเอกสารได้)

b1_admin_folder_set_img21.png

22.ทำการกำหนด Folder แผนกใน Folder “01-เอกสารขอจัดทำ” ซึ่งจะแตกต่างกันตามแต่ละบริษัท

b1_admin_folder_set_img22.png

23.ที่ Folder แผนก ให้ทำการเลือก "More" จากนั้นเลือก "Manage Aspects"

b1_admin_folder_set_img23.png

24.จากนั้นให้ทำการกดเครื่องหมาย + ที่ “aspect.isof_isoConfigAspect” เพื่อ Add Aspect ซึ่งเมื่อเลือกแล้วข้อมูลจะปรากฎที่ฝั่งขวาจากนั้นเลือก "Apply changes"

b1_admin_folder_set_img24.png

25.เมื่อกลับมาที่ Folder จะพบว่ามี Property เพิ่มขึ้นมาคือ “กลุ่มเส้นทางการวิ่ง Workflow”

b1_admin_folder_set_img25.png

27.เมื่อกำหนด Aspect กลุ่มเส้นทางการวิ่ง Workflow เรียบร้อยแล้ว ให้กด More จากนั้นเลือก Set Workflow Group Path

b1_admin_folder_set_img27.png

26.ให้ทำการ Add Aspect ให้กับทุก Folder ที่ต้องการจัดเก็บเอกสารควบคุม

b1_admin_folder_set_img26.png

28.ตั้งค่าให้ตรงกับ Group Identifier ของแผนก

b1_admin_folder_set_img28.png

29.ทำการ Set Workflow Group Path ให้กับทุก Folder ที่ต้องการวางเอกสารควบคุม

b1_admin_folder_set_img29.png

30.จากนั้นทำการกำหนดสิทธิ์ที่ Folder แต่ละแผนก โดย กด Manage Permission

b1_admin_folder_set_img30.png

31.เลือก Group ของแผนกและกำหนดสิทธิ์ให้เป็น "Site Collaborator" ของ Folder แผนกนั้น ๆ พร้อมทั้งปิด Inherit Permission ทำซ้ำเช่นเดียวกับ Folder อื่นๆ โดยกำหนด Folder กับ Group ให้ตรงตามแผนก เพื่อให้ในขั้นตอนการสร้างเอกสาร ผู้ใช้งานจะสามารถสร้างได้เฉพาะเอกสารของแผนกที่ตนมีสิทธิ์สร้างเท่านนั้น

b1_admin_folder_set_img31.png

ขั้นตอนการตั้งค่า Folder และ Configuration
1.เลือกเมนู "Repository" ด้านบน
2.เลือก "Data Dictionary"

b1_admin_folder_config_img02.png
ขั้นตอนการตั้งค่า Folder และ Configuration

3.ทำการสร้าง Folder โดยเลือกปุ่ม "Create"

b1_admin_folder_config_img03.png

4.กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วนโดยเฉพาะอย่างยิ่ง Field ชื่อเอกสาร

b1_admin_folder_config_img04.png

5.ภายใต้ Folder ที่สร้างก่อนหน้านีให้สร้าง Folder ย่อย โดยกำหนด Field ชื่อเอกสาร เป็น “B1” จากนั้นเลือก "Save"

b1_admin_folder_config_img05.png

6.ที่ Folder B1 ให้ทำการ Change Type โดยเลือก "Folder Actions" และ "Change Type" ทางด้านขวามือ

b1_admin_folder_config_img06.png

7.เลือก Drop-down List กำหนด Type เป็น “type.isof_document”

b1_admin_folder_config_img07.png

8.ภายใต้ Folder B1 ให้สร้าง Folder อีกจำนวน 3 Folder ได้แก่ “MailTemplate”, “PreparePDF” และ “Signature” ตามลำดับ

b1_admin_folder_config_img08.png

9.ทำการ Upload File "iso-publish-email-template.htm" และ "iso-workflow-template.htm" ไว้ที่ Folder “MailTemplate”

b1_admin_folder_config_img09.png

10.กำหนด Permission ที่ Folder “PreparePDF”

b1_admin_folder_config_img10.png

11.ทำการค้นหา Group "EVERYONE"

b1_admin_folder_config_img11.png

12.กำหนดสิทธิ์ให้ Group "EVERYONE" โดยเลือกจาก Drop-down List เป็น Collaborator

b1_admin_folder_config_img12.png

13.ทำการปิด Inherit Permission จากนั้นเลือก "Save"

b1_admin_folder_config_img13.png

14.ทำการ Upload ลายเซ็นต์ไว้ที่ Folder Signature โดยชื่อไฟล์ต้องตรงกับชื่อ Login Name ของผู้ใช้งาน

b1_admin_folder_config_img14.png

15.กลับมาที่ Folder "BGear" จะเห็น Folder "B1" ให้เลือก "Edit Properties"

b1_admin_folder_config_img15.png

16.ทำการเลือก Folder ที่ต้องการให้เป็น Folder เอกสารต้นฉบับ, Folder เอกสารประกาศใช้ และ Folder เอกสารยกเลิก

b1_admin_folder_config_img16.png

17.จากนั้นเลือกปุ่ม "Select" ให้ไปที่ Sites

b1_admin_folder_config_img17.png

18.เลือก "iso-department"

b1_admin_folder_config_img18.png

19.เลือก "documentLibrary"

b1_admin_folder_config_img19.png

20.จะปรากฎ Folder ที่ได้สร้างไว้ก่อนหน้านี้ ที่ Folder “01-เอกสารขอจัดทำ” ให้กดที่เครื่องหมาย + ซึ่งเมื่อเลือกแล้วข้อมูลจะไปปรากฎยังฝั่งขวา จากนั้นให้เลือกปุ่ม "OK"

b1_admin_folder_config_img20.png

21.ที่ Folder Configuration ได้ปรากฏชื่อ Folder ที่เลือก

b1_admin_folder_config_img21.png

22.ทำการกำหนด Publish Folder และ Cancel Folder ให้ครบ จากนั้นกด Select ที่ Temporary Folder

b1_admin_folder_config_img22.png

23.ไปที่ Data Dictionary เลือก BGear และ B1 ตามลำดับ

b1_admin_folder_config_img23.png

24.จะพบ Folder “PreparePDF” ให้ทำการกดที่เครื่องหมาย + ซึ่งเมื่อเลือกแล้วข้อมูลจะไปปรากฎยังฝั่งขวา จากนั้นให้เลือกปุ่ม "OK" (Folder นี้จะเก็บเอกสารเตรียมประกาศใช้งานไว้ และจะย้ายไปที่ 02-เอกสารประกาศใช้เมื่อ Flow เสร็จสิ้น)

b1_admin_folder_config_img24.png

25.เมื่อเลือกครบจะพบทุก Folder ได้มีการกำหนดค่าไว้ดังภาพ

b1_admin_folder_config_img25.png

26.เมื่อเลื่อนมาด้านล่างจะพบส่วนที่เป็น Signature Folder ให้เลือกปุ่ม "Select" แล้วไปที่ Data Dictionary > BGear > B1 และทำการกดที่เครื่องหมาย + ที่ Signature ซึ่งเมื่อเลือกแล้วข้อมูลจะไปปรากฎยังฝั่งขวา จากนั้นให้เลือกปุ่ม "OK"

b1_admin_folder_config_img26.png

27.กำหนดตำแหน่งของลายเซ็นต์บนหน้ากระดาษของแต่ละขั้นตอนโดยกำหนดเป็นค่า x,y

b1_admin_folder_config_img27.png

28.ส่วนของ E-Mail Configuration ตรง Workflow Email Template ให้กด Select ไปที่ Data Dictionary

b1_admin_folder_config_img28.png

29.เลือก BGear และ B1 ตามลำดับ

b1_admin_folder_config_img29.png

30.ไปที่ MailTemplate

b1_admin_folder_config_img30.png

31.กดเครื่องหมาย + ที่ File “iso-workflow-template.htm” ซึ่งเมื่อเลือกแล้วข้อมูลจะไปปรากฎยังฝั่งขวา จากนั้นให้เลือกปุ่ม "OK"

b1_admin_folder_config_img31.png

32.พบว่าไฟล์จะถูกเลือกดังภาพ

b1_admin_folder_config_img32.png

33.ระบุ Subject, ชื่อผู้ส่ง และกำหนด Backlog notification

b1_admin_folder_config_img33.png

34.ที่ Publish E-Mail Configuration ให้เลือก File “iso-publish-email-template.htm”

b1_admin_folder_config_img34.png

35.กำหนด Subject, ชื่อผู้ส่ง และกำหนดรอบในการส่งเมลล์เอกสารประกาศใช้ โดยกำหนดได้ 2 แบบคือ End Of Day/Week/Month หรือ Every xx Time Unit หลังจากนั้นกดปุ่ม "Save"

b1_admin_folder_config_img35.png
ขั้นตอนการตั้งค่า Main Master

ขั้นตอนการตั้งค่า Main Master


1.หลังจากการทำการ Log-in ตามสิทธิ์ที่ได้รับ จะปรากฏหน้าจอดังนี้ เลือกเมนู Application ด้านบน จากนั้นเลือก ISO Doc Control และเลือก Admin

b1_admin_mainmaster_img01.png

2.จะปรากฏหน้าจอในการตั้งค่าระบบ ISO DAR

b1_admin_mainmaster_img02.png

3.ที่ Tab “กำหนดค่า” ให้เลือก “ไฟล์หรือโฟลเดอร์เริ่มต้น”

b1_admin_mainmaster_img03.png

4.จากนั้นกด “เพิ่มค่า

b1_admin_mainmaster_img04.png

5.กรอกรายละเอียดดังภาพเพื่อกำหนด Folder ตั้งต้นของเอกสารขอจัดทำ (สำหรับค่า (1) ให้ดูที่ขั้นตอนถัดไป)

b1_admin_mainmaster_img05.png