Alfresco ISO & e-Form Solution

Alfresco CAR/PAR

B1-ISO CAR/PAR Table of Contents : B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) สำหรับผู้ใช้งาน

B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) คืออะไร

B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) เกี่ยวข้องกับใครบ้าง

B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) ทำงานอย่างไร

- ขั้นตอนผู้ออก CAR/PAR

- ขั้นตอนทบทวนและอนุมัติเอกสารในแต่ละลำดับ

- ขั้นตอนการบันทึกวิธีแก้ไขเบื้องต้น และการอนุมัติ

- ขั้นตอนการระบุสาเหตุและวิธีการแก้ไขปัญหา และการอนุมัติ

- ขั้นตอนการตรวจติดตามผล และการพิจารณาการตรวจติดตามผล

- ขั้นตอนการปิด CAR/PAR

- การเรียกดูรายงาน

B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) คืออะไร

B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) เป็น Module ที่ใช้ในการดำเนินการแก้ไขปัญหาและป้องกันปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร ซึ่งกระบวนการทั้งหมดดังกล่าวจะทำงานในรูปแบบของ Workflow เป็นขั้นเป็นตอน ถูกพัฒนาขึ้นบน Enterprise Content Management ชื่อ Alfresco(http://www.alfresco.com) ซึ่งเป็นระบบจัดการเอกสารและ Workflow ที่มีการใช้งานในองค์กรต่างๆ ทั่วโลก ซึ่งระบบ CAR/PAR นั้นจะมีการพัฒนาต่อยอดจาก Enterprise Solution นั้น ในแง่ของผู้ใช้ นอกจากจะได้ใช้งานระบบ CAR/PAR แล้ว ผู้ใช้ยังสามารถที่จะใช้งาน Feature อื่นๆ ที่มีมากับ Alfresco และนอกจากนั้น Alfresco ถูกออกแบบมาเพื่อให้รองรับกับปริมาณผู้ใช้งานและปริมาณข้อมูลที่มหาศาลอีกด้วย ดังนั้นผู้ใช้สามารถมั่นใจได้ว่า ระบบที่ใช้งานอยู่มีเสถียรภาพและพร้อมใช้งานตลอดเวลา

โดยประเภทการร้องขอจะถูกแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

1. CAR (คำร้องขอให้แก้ไข) ใช้สำหรับการที่ผู้พบปัญหา ทำการร้องขอให้กับหน่วยงานที่มีปัญหาเกิดขึ้นดำเนินการแก้ไขปัญหา

2. PAR (คำร้องขอให้ป้องกัน) ใช้สำหรับการที่ผู้พบสิ่งที่อาจทำให้เกิดปัญหา ทำการร้องขอให้กับหน่วยงานที่มีโอกาสเกิดปัญหาขึ้นดำเนินการป้องกันปัญหาไม่ให้เกิด

B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) เกี่ยวข้องกับใครบ้าง

เป็นการทำงานร่วมกันระหว่าง Auditor, Auditor Manager, Auditee, Auditee Manager, Asst. QMR และ QMR โดยผ่านกระบวนการอนุมัติตามลำดับขั้น ตาม Workflow ที่มีการกำหนดไว้ในระบบ

B1-ISO Document Control Solution (CAR/PAR) ทำงานอย่างไร

ขั้นตอนผู้ออก CAR/PAR

1. ทำการเปิด Web Browser ซึ่งใน Version นี้จะรองรับการใช้งาน บน Google Chrome และ Internet Explorer 9 ทำการ Login ด้วย User และ Password

ขั้นตอนผู้ออก CAR/PAR

2. เมื่อ Login สำเร็จหน้าจอเริ่มต้นจะปรากฏขึ้น ไปที่เมนู Application -> CAR/PAR หน้าจอหลักของ Module CAR/PAR จะปรากฏขึ้น (CAR/PAR Main Page) กดที่ Tab “Create CAR/PAR” ระบบจะแสดงหน้าจอในการกรอกข้อมูลเพื่อออก CAR/PAR ไปยังหน่วยงานอื่น ซึ่งสามารถแนบไฟล์เพื่อใช้ประกอบการดำเนินการได้

3. จากหน้าจอจะพบว่า ถ้าเลือก Source of Problem เป็น “อื่นๆ (ETC)” จะมีรายละเอียดให้กรอกเพิ่มเติม เมื่อกรอกข้อมูลครบเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม “Submit” ที่ด้านขวา

4. หากกรอกข้อมูลครบถ้วน และระบบมีการผูกสายอนุมัติถูกต้อง ระบบจะขึ้นข้อความขึ้นมาเป็นหมายเลข CAR/PAR ที่เกิดขึ้นใหม่ และพบรายการใหม่เกิดขึ้น

ขั้นตอนทบทวนและอนุมัติเอกสารในแต่ละลำดับ

ขั้นตอนหัวหน้าผู้ออก CAR/PAR พิจารณารายละเอียด

1. ผู้ที่ได้รับ Workflow ส่งต่อให้ดำเนินการ จะได้รับ Email โดยผู้ใช้งานสามารถกดที่ Link ใน Email เพื่อไปยังหน้าจอการอนุมัติได้

ขั้นตอนทบทวนและอนุมัติเอกสารในแต่ละลำดับ

2. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

3. เมื่อเข้ามายัง Task จาก Dashlet “My Tasks” หรือกด Link จาก E-Mail จะปรากฏหน้าจอในการพิจารณาอนุมัติ Workflow ขึ้นแต่ละขั้นตอนจะมี Field ที่แสดง และ Action ไม่เหมือนกัน โดยที่ขั้นตอนนี้หัวหน้าหน่วยงานที่ออก CAR/PAR จะเป็นการตรวจทานรายละเอียดที่ออก CAR/PAR

4. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ หากทำการ Approve งานส่งต่อไปที่หัวหน้าหน่วยงานรับ CAR/PAR แต่ถ้าเป็นการ Reject งานจะถูกส่งกลับไปยังผู้ออก CAR/PAR

5. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น

ขั้นตอนหัวหน้าผู้รับ CAR/PAR พิจารณารายละเอียด

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

2. ขั้นตอนนี้ เป็นการตรวจทานรายละเอียดที่ออก CAR/PAR และสามารถให้ความเห็นไปยังผู้ช่วย QMR ได้ว่าเห็นด้วยว่ากรณีนี้เป็น CAR/PAR หรือไม่

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ โดยหากทำการ Approve งานส่งต่อไปที่ผู้ช่วย QMR

4. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น

ขั้นตอนผู้ช่วย QMR พิจารณารายละเอียด

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

2. ขั้นตอนนี้ เป็นการตรวจทานรายละเอียดที่ออก CAR/PAR และพิจารณาความคิดเห็นของหัวหน้าผู้ออกและผู้รับ CAR/PAR เพื่อประกอบการตัดสินใจ โดยในขั้นตอนนี้ผู้ช่วย QMR สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลบางอย่างได้หากเห็นว่าไม่ถูกต้อง เช่น Requirement, Source of Problem และ Details

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ โดยทำการ Approve งานส่งต่อไปที่ QMR หากทำการ Reject งานจะถูกส่งกลับไปยังหัวหน้าหน่วยงานที่ออก CAR/PAR และหากทำการ Terminate Workflow จะเป็นการยกเลิกรายการ CAR/PAR

4. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น

ขั้นตอน QMR พิจารณารายละเอียดและอนุมัติ CAR/PAR

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

2. ขั้นตอนนี้ เป็นการตรวจทานรายละเอียดที่ออก CAR/PAR และพิจารณาความคิดเห็นของหัวหน้าผู้ออกและผู้รับ CAR/PAR และผู้ช่วย QMR เพื่อประกอบการตัดสินใจ โดยในขั้นตอนนี้ QMR สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลบางอย่างได้หากเห็นว่าไม่ถูกต้อง เช่น Requirement, Source of Problem และ Details

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ โดยการ Approve งานส่งต่อไปที่หัวหน้าหน่วยงานรับ CAR/PAR หากทำการ Reject งานจะถูกส่งกลับไปยังผู้ช่วย QMR และหากทำการ Terminate Workflow จะเป็นการยกเลิกรายการ CAR/PAR

4. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น

ขั้นตอนหัวหน้าผู้รับ CAR/PAR มอบหมายงาน

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

2. ที่ขั้นตอนนี้ จะเป็นการกำหนด Due Date ในการแก้ไขปัญหาเบื้องต้น และมอบหมายงานให้ลูกทีม

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ Approve ส่งงานต่อไปที่เจ้าหน้าที่หน่วยงานรับ CAR/PAR

4. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น

ขั้นตอนการบันทึกวิธีแก้ไขเบื้องต้น และการอนุมัติ

ขั้นตอนเจ้าหน้าที่ทีมผู้รับ CAR/PAR ระบุวิธีการแก้ไขปัญหาเบื้องต้น

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

2. เป็นขั้นตอนสำหรับใส่รายละเอียดในการแก้ไขปัญหาเบื้องต้น (Correction)

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ Approve เพื่อส่งงานต่อไปที่เจ้าหน้าที่หน่วยงานออก CAR/PAR

4. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น

ขั้นตอนเจ้าหน้าที่ทีมผู้ออก CAR/PAR ตรวจสอบวิธีการแก้ไขปัญหาเบื้องต้น

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

2. ขั้นตอนนี้ เป็นการตรวจสอบรายละเอียดในการแก้ไขปัญหาเบื้องต้น (Correction)

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ Approve งานส่งต่อไปที่เจ้าหน้าที่หน่วยงานรับ CAR/PAR Reject ส่งกลับไปยังเจ้าหน้าที่หน่วยงานรับ CAR/PAR

4. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น

ขั้นตอนการระบุสาเหตุและวิธีการแก้ไขปัญหา และการอนุมัติ

ขั้นตอนเจ้าหน้าที่ทีมผู้รับ CAR/PAR ระบุสาเหตุและวิธีการแก้ไขปัญหา

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

2. ขั้นตอนนี้ เป็นการใส่รายละเอียดในการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา (Root Cause) และการแก้ไขปัญหาระยะยาว (Corrective/Preventive Action) โดย Due Date จะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติจากระบบเป็น 30 วันหลังจากที่การแก้ไขปัญหาเบื้องต้นได้รับการยอมรับ

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ Approve เพื่อส่งงานต่อไปที่หัวหน้าหน่วยงานรับ CAR/PAR

4. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น

ขั้นตอนหัวหน้าทีมผู้รับ CAR/PAR ตรวจสอบสาเหตุและวิธีการแก้ไขปัญหา

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

2. ในขั้นตอนนี้ จะเป็นการตรวจสอบการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา และการแก้ไขปัญหา

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ หากทำการ Approve งานจะถูกส่งต่อไปที่เจ้าหน้าที่หน่วยงานออก CAR/PAR หากทำการ Reject งานจะถูกส่งกลับไปยังเจ้าหน้าที่หน่วยงานรับ CAR/PAR

ขั้นตอนการตรวจติดตามผล และการพิจารณาการตรวจติดตามผล

ขั้นตอนเจ้าหน้าที่ทีมผู้ออก CAR/PAR ตรวจติดตามผล

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

ขั้นตอนการตรวจติดตามผล และการพิจารณาการตรวจติดตามผล

2. ขั้นตอนนี้ เป็นการใส่รายละเอียดในการตรวจติดตามผลจากการแก้ไขปัญหา (Following Action)

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ หากทำการ Approve งานจะถูกส่งต่อไปที่หัวหน้าหน่วยงานออก CAR/PAR หากทำการ Reject งานจะถูกส่งกลับไปยังหัวหน้าหน่วยงานรับ CAR/PAR

4. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น

ขั้นตอนหัวหน้าทีมผู้ออก CAR/PAR พิจารณาการตรวจติดตามผล

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

2. ขั้นตอนนี้ เป็นการตรวจสอบรายละเอียดในการตรวจติดตามผลจากการแก้ไขปัญหา

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ หากทำการ Approve งานส่งต่อไปที่ผู้ช่วย QMR หากทำการ Reject งานจะถูกส่งกลับไปยังเจ้าหน้าที่หน่วยงานออก CAR/PAR

4. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น

ขั้นตอนผู้ช่วย QMR พิจารณาสาเหตุ, การแก้ไข, และการตรวจติดตาม

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

2. ขั้นตอนนี้ เป็นการตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดของรายการ CAR/PAR ทั้งการแก้ไขและการตรวจติดตาม

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ หากทำการ Approve งานจะส่งต่อไปที่ QMR หากทำการ Reject งานจะส่งกลับไปยังหัวหน้าหน่วยงานออก CAR/PAR

4. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น

ขั้นตอนการปิด CAR/PAR

1. เมื่อเข้ามาที่หน้าจอหลัก จะพบงานของตนอยู่ที่ Dashlet “My Tasks”

ขั้นตอนการปิด CAR/PAR

2. ขั้นตอนนี้ เป็นการตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดของรายการ CAR/PAR ทั้งการแก้ไขและการตรวจติดตาม และระบุผลการแก้ไขว่าเป็นที่ยอมรับ หรือไม่เป็นที่ยอมรับ

3. เมื่อตรวจทานแล้ว สามารถใส่ความคิดเห็นลงไป และทำการพิจารณาอนุมัติ โดยคลิก Close เพื่อจบ Workflow CAR/PAR (แบบยอมรับ หรือไม่ยอมรับซึ่งเกิด Flow CAR/PAR ใหม่) แต่หากทำการ Reject งานจะถูกส่งกลับไปยังผู้ช่วย QMR

4. ที่หน้าจอหลัก CAR/PAR Main Page จะพบว่าสถานะของรายการจะเปลี่ยนไปตามผู้ดำเนินการ Workflow คนล่าสุด และสามารถเรียกใช้ไอคอนต่างๆได้ โดยจะเห็นข้อมูลต่างกันไปในแต่ละขั้น โดยเมื่อดำเนินการจบ Workflow แล้วจะเห็นแถบสีสถานะเป็นสีเขียว และสำหรับกรณีตัวอย่างนี้จะเป็นการจบ Workflow CAR/PAR แบบไม่ยอมรับ จึงทำให้เกิด Workflow CAR/PAR ใหม่ขึ้นมาอีกหนึ่งรายการโดยอัตโนมัติ ซึ่ง Workflow ยังไม่จบจึงเห็นแถบสีสถานะเป็นสีเหลือง

5. สำหรับ Workflow CAR/PAR ที่ดำเนินการจบ Flow แล้วจะมีไอคอนรูปเอกสารขึ้นมา ซึ่งจะสามารถดูใบรายงานสรุปผล CAR/PAR ได้

6. หากคลิกที่ไอคอน Diagram จะพบว่าไม่สามารถดู Diagram ได้เนื่องจาก Workflow ดำเนินการจบแล้ว

7. หากคลิกที่ไอคอน Folder จะสามารถดูเอกสารประกอบของ CAR/PAR แต่ละเคสได้

ขั้นตอนการการเรียกดูรายงาน

CAR/PAR Log

1. เมื่อเข้ามายังเมนู Application -> CAR/PAR ให้ไปยัง Tab “CAR/PAR Log” ระบบจะแสดงรายการ CAR/PAR ทั้งหมดในระบบขึ้นมา โดยสามารถใช้ตัวกรองด้านบนเพื่อให้แสดงเฉพาะรายการที่ผู้ใช้งานต้องการได้